iso kivi

Viikon teema: täydellinen työviikko

(Urheilua vierastaville varoitus: aloitan urheiluvertauksella.)

Jääkiekon Liigassa Oulun Kärpät ovat tällä hetkellä ylivoimainen ykkönen. Joukkue venyi juuri ennätykselliseen 17 ottelun tappiottomaan putkeen.

Joukkueen valmentaja Lauri Marjamäen mukaan kyse on  siitä, että tehdään kaikki niin hyvin kuin vain voi.

”On se sitten harjoittelua, ravintoa tai lepoa, niin tehdään ne tiptop, niin ei tarvitse kauden tai uran jälkeen selitellä baaritiskeillä, että sen ja sen takia minusta ei tullut pelaajaa.”

Marjamäki on esimerkiksi vaihtanut joukkueen matkat lennoiksi,  uudistanut pelaajien ruokavaliot ja muuttanut jopa pukukopin järjestyksen.

Mitä jos tehtäisiin niin kuin Lauri Marjamäki tekee?

(Urheilua vierastaville: tähän loppuu urheiluvertaus.)

Mitä jos tehtäisiin sinulle täydellinen työviikko?

No, miten?

Ensin täytyy tietenkin määritellä, mikä on sinulle täydellinen työviikko. Sanotaan että jos päämäärä on tuntematon, on ihan sama minne menet.

1. Päätä viikon iso kivi.

Viikon iso kivi on rajattu tehtävä, joka vie sinua eteenpäin kohti suurempaa päämäärääsi.

On helppoa tehdä täydellinen työviikko, kun asettaa riman mahdollisimman matalalle. Täydellinen on täysin subjektiivinen sana.

Jos päätät vain päivän tärkeimmät tehtävät, työstä tulee helposti tulipalojen sammuttelua. Päivässä voi tapahtua mitä vain. Tärkeämpää kuin päivän tärkein tehtävä on viikon iso kivi.

On kuitenkin vaikeaa muuttaa mitään, jos lähtökohta on tuntematon.

Tiedätkö, mitä teit viime viikolla?

2. Tarkkaile, miten käytät aikasi.

Käytä kalenteriasi ja tee sinne merkinnät: miten olet käyttänyt aikasi. Vaihtoehtoisesti voit käyttää Pomodore-tekniikkaa, jonne listaat mitä teet viikon puolituntisten aikana.

Voit esimerkiksi tarkkailla, käytätkö aikasi proaktiivisesti vai reaktiivisesti: keskitytkö työhösi vai teetkö mitä eteen sattuu tulemaan?

2. B) Tarkkaile, miten käytät aikasi aamupäivisin/rajattuna ajankohtana.

Jos koko päivä on liikaa, tarkkaile aamupäivää. Aamupäivä on tuottavuutesi kannalta tärkein. Pieninkin päätöksenteko vie tahdonvoimaa ja tahdonvoima on rajattu resurssi. Siksi kannattaa keskittyä päivän tärkeimpään aikaan. Aamupäivään.

Voit myös päättää tarkkailla ajankäyttöäsi muuna rajattuna ajankohtana. Ihan sama. Kunhan tarkkailet. Muuten on turha miettiä olisitko voinut käyttää aikasi paremmin. Tiedät itse parhaiten, mikä sinulle sopii parhaiten.

3. Varaa itsellesi aikaa miettiä, miten parantaa edellisestä viikosta.

Esimerkiksi tunti perjantai-iltapäivällä on hyvä aika aloittaa. Näin pystyt rauhoittumaan viikonloppua ajatellen.

Tässä kysymyksiä, jotka saattavat sinut alkuun.

Mitkä 20% tehtävistä tuotti 80% tuloksista? Voinko tuplata niiden määrän?

Nautinko tehtävistä? Jos en, voinko päästä niistä jotenkin eroon?

Milloin törmäsin niihin 20% häiriötekijöistä, jotka aiheuttivat 80% häiriöistä? Miksi?

Miten voisin käyttää vähemmän aikaa turhaan matkustamiseen?

Mennään huomenna tarkemmin muutoksiin (jos on kiire, suomalainen 925 Design on kasannut nipun hyviä tapoja). Tärkeintä on, että tiedät miten käytät aikasi.

Mikä sytyttää sinut jatkamaan?

Miten tiedät mikä on se iso kivi jonka haluat tehdä tällä viikolla?

Isolla kivellä tarkoitan sellaista viikkotehtävää, jonka tehtyäsi olet lähempänä jotain suurempaa päämäärääsi.

Kirjoittajalle iso päämäärä voi olla kirja ja iso kivi vaikkapa päivittäinen blogitekstien kirjoittaminen. Työttömälle työnhakijalle iso päämäärä voi olla työllistyä ja iso kivi on silloin vaikkapa kymmenen työhakemuksen lähettäminen. Projektinhallinnassa on omat muodolliset nimensä päämäärille ja isoille kiville.

Minulle tämän blogin kirjoittaminen on osa isompaa kokonaiskuvaa, jossa päämääräni on olla tuottavuuden asiantuntija. Olla hyvä tässä aiheessa. Kirjoittaminen on taito, jonka arvostan korkealle ja samalla nautin sen harjoittamisesta – ainakin silloin, kun se sujuu.

Ison kiven on siis hyvä olla jotain, mikä sytyttää sinut. Jos pelkkä ison kiven suorittaminen sinänsä on nautittavaa, on todennäköistä että myös päämäärä lähenee nopeasti.

Kaikki ei voi aina sytyttää. Steve Jobs kertoi erinomaisessa Stanfordin valmistujaispuheessaan 2005 kysyvänsä itseltään joka aamu:

Jos tämä olisi viimeinen päiväni elossa, haluaisinko tehdä mitä teen tänään?

Kuolema on vahva muutosvoima. Onneksi Jobs vastasi omaan kysymykseensä että hänen tulee muuttaa jotain kun hän on herännyt tarpeeksi monta aamua peräkkäin ja vastaus on ei.

Motivaatiovideoita voi katsella tiettyyn rajaan saakka. Kannattaa siis miettiä tarkemmin, mikä työssä on sellaista että sitä pitää muuttaa. Jos pitää. Aina ei vaan nappaa – tosin silloin kannattaa miettiä, voiko asiat tehdä helpommin. Laiskuudessa on viisaus.

Onko vika työssä itse, jossain siihen kuuluvassa asiassa vai työympäristössä?

Työn sisällön merkityksellisyydestä olen kirjoittanut lisää kysymyksiä niitä tarvitseville.

Kun olet havainnut missä muutosta kaivataan, edetään päätöksiin. Jos muutosta kaivataan ihan joka osa-alueella, valitse yksi. Tärkeintä on valita jokin osa-alue – on ihan sama, vaikka niitä riittäisi sen jälkeenkin. Todennäköisesti riittää.

Päätöksissä on kolme vaihtoehtoa. Tehdä asialle jotain, olla tekemättä sille mitään tai hankkiutua siitä eroon.

Onko asia sinulle niin tärkeä että tekisit sen vaikket saisi siitä palkkaa? Tee asialle jotain. Kaikki lähtee asian tunnistamisesta.

Jos ei, anna asian olla. Eckhart Tolle kuvaa että usein tunnemme suurinta vapautta, kun annamme asioiden vain olla.

Haittaako asia sinua? Hankkiudu siitä eroon. Tämä on joskus hieman vaikeaa. Ehkä se tuntuu sinusta mahdottomalta. Koetetaan huomenna pureutua tähän tarkemmin, erityisesti mitä tulee häiriötekijöihin.

Tärkeintä tässä vaiheessa on, että pidät kiinni isosta kivestäsi. Luovuttaminen tappaa. Tee päivittäisestä tärkeästä tehtävästäsi niin helppo, ettei sille voi sanoa ei.

Päämäärähakuinen tila, eli miten teet mitä haluat

Nyt on käsitelty reaktiivinen ja proaktiivinen tila. Siirrytään tänään kolmanteen eli päämäärähakuiseen tilaan.

Reaktiivisesta työstä proaktiiviseen siirtyminen voi tuntua vapauttavalta. Tosin proaktiivisessakin tilassa työ voi pidemmän päälle tuntua puuduttavalta.

Proaktiivinen työ voi olla päämäärätöntä. Suoritat siis tehtävälistaasi ja tuntuu, että saat asioita aikaan – mutta kuitenkin on merkityksetön olo. Ehkä jopa siinä määrin merkityksetön, että tuntuu kuin kaivaisi sitä kuuluisaa kuoppaa armeijassa jotta pääsisit lapioimaan sen uudelleen täyteen.

Ero päämäärähakuisen ja proaktiivisen työn välillä on päämäärä. Kuten nimikin sen sanoo. Ihminen kaipaa tarkoitusta työlleen. Tästä ollaan yhtä mieltä tutkijapiireissä.

Siis miksi teet mitä teet? Yksi hyvä harjoitus on kertoa se itselle niin kuin kertoisi kuusivuotiaalle.

Miten kertoisit kuusivuotiaalle, mitä teet työksesi?

Silloin projektinhallinnan työvälineistä ja työpajan osallistumiskeinoista on turha puhua. Saatko kuusivuotiaan innostumaan työstäsi? Tai ymmärtämään, mitä teet työksesi?

Ehkä tiedät jo itse, mutta sille on vaikeaa löytää sanoja. Siksi tämä harjoitus auttaa.

Kun tiedät suunnilleen syyn sille miksi teet työtäsi on helpompaa myös haivata mikä on olennaista sekä rikkoa työ pienempiin osasiin.

Kun tiedät miksi teet työtä, pystyt myös kuvittelemaan jonkin lopputuloksen. Vaikeina päivinä se toimii kannustimena.

Päämäärähakuisessa työssä on kyse kyvystä käsitellä työtä pienemmissä osissa. Päämäärähakuisessa tilassa olet toisin sanoen määritellyt, mikä iso kivi vie sinut eteenpäin ja saat sen siksi tehdyksi.

Eli mitä teet tällä viikolla, jotta pääsisit lähemmäs tärkeää lopputulosta?

Minun iso kiveni on kirjoittaa blogiteksti joka päivä – poislukien sunnuntai.

Päämäärähakuinen tila on yhtä kuin proaktiivinen tila + iso kivi. Päämäärähakuinen tila voi olla vaikeaa saavuttaa reaktiivisesta tilasta. Kannattaa miettiä, milloin haluaa pitää fokuspäivän ja milloin tukipäivän. Aina ei tarvitse olla päämäärähakuinen.

Milloin haluat olla päämäärähakuisessa tilassa?

Milloin olit viimeksi päämäärähakuisessa tilassa?

Kun ison kiven on määritellyt ja pääsee esimerkiksi joka aamu päämäärähakuiseen tilaan, eteen alkaa odottamatta tipahdella pienempiä kiviä. Siis haasteita ja tiloja, jotka puhuvat lopettamisen puolesta.

Kerromme itsellemme tekosyitä. Ne ovat yleensä pelkoja. Ei kukaan lue tekstiäsi kuitenkaan.Tästä työstä ei kuitenkaan ole mitään hyötyä. Ärsykkeitä voi tulla myös ulkopuolelta. Käyttäisit aikasi johonkin hyödyllisempään. Kissavideot. Jatkan siksi ensi viikolla jatkamisesta.