keskittyminen

Mistä saan lisää energiaa?

On taas maanantaiaamu. Sorvi kutsuu. Työt odottaa. On ehkä vähän kiire ja pitäis soittaa puhelu ja pomo kysyy missä raportti viipyy. Sama juttu toistuu joka viikko.

Mistä löydän ne tahdon rippeet joilla nousta aamiaispöydästä?

Kysyisin ennemmin miksi ne tulisi löytää. On helpompaa palata sorvin ääreen, kun tietää että se vie eteenpäin.

Siis, mihin käytän energiani?

Jokaisella on jotain, mikä saa palamaan innosta maanantaiaamuna. Oli se sitten tiedossa tai hukassa. Kuului se sitten työhön tai vapaa-aikaan.

Minä kirjoitan blogiani, jotta löytäisin optimaalisen tavan tehdä töitä. Tällä hetkellä unelma siintää neljän tunnin työpäivässä.

Mitä, mikä lusmu tätä oikein kirjoittaa?

Intän vastaan. Haluan olla tehokas. Neljän tunnin työpäivää tehdessään ihminen on paljon tuottavampi kuin kahdeksan tunnin työrupeamassa. Se, että perinteisesti asiat tehdään tietyllä tavalla on vain tottumiskysymys.

Vaikea uskoa? Mennään historiassa 200 vuotta taaksepäin. Robert Owen alkoi kampanjoida Briteissä 8-tuntisen työpäivän puolesta vuonna 1817. Tällöin töissä kului helposti paljon pidempään, vaikka työntekijöiden tuottavuus kärsi.

”Mitä kauemmin saamme työntekijät pysymään tehtaassa, sitä enemmän tulosta teemme.”

Owen taisteli käytännössä kuusipäiväistä työviikkoa ja 10-18 tunnin työpäiviä vastaan. Lapset olivat töissä jotta oli varaa pysyä hengissä. Tämä oli teollistumisen hinta.

Kuitenkin tarvitaan 100 vuotta pikakelausta eteenpäin että mitään tapahtui. Kahdeksan tunnin työpäivästä tuli normi vasta, kun se oli todistetusti tuottavampaa. Henry Ford kumppaneineen  leikkasi työntekijöidensä tunnit kahdeksaan. Hän myös tuplasi heidän palkkansa.

”Mutta tämähän on vastoin järkeä. Työntekijät ovat töissä vähemmän ja he kustantavat enemmän!!!”

Ford tuplasi katteensa kahden vuoden kuluessa.  He olivat selvittäneet, että 8-tuntisia työpäiviä jauhavat työntekijät olivat ihan yhtä tehokkaita kuin 10 tuntia päivässä työskennelleet. Kaksi tuntia siis olisi muuten mennyt hukkaan niin työnantajilta kuin työntekijöiltäkin. Reilu palkka turvasi työntekijöiden pysyvän töissä.

1937 mennessä jenkit tekivät kahdeksan tunnin työpäivästä lakipykälän. Jo viime vuosisadan konsensus oli, että päälle 40 tuntia viikossa katkaisee kamelin niskan.

Ja tämä kahdeksan tunnin raja on siis ymmärretty toimivaksi tehdastyössä. Entä ajatustyössä? Onko olemassa tutkimusta siitä, miten työtuntien määrä vaikuttaa tuottavuuteen?

”Ihminen pystyy tekemään päivässä noin neljä tuntia laadukasta työtä.”

Näin sanoo Pekka Pohjakallio, työelämäasiantuntija ja Redesigning 925 –hankkeen toimari.

Oman aikansa tuottavin ja innovatiivisin matemaatikko Henri Poincaré (1854-1912) teki töitä neljä tuntia päivässä. 10 ja 12 välillä aamulla ja 17-19 välillä iltaisin.

Oletko itse mitannut tunteja jotka käytät viikossa työsi kannalta tärkeään ongelmanratkaisuun?

Veikkaan että aluksi masentuisit. Päivän tunnit voit laskea yhden käden sormilla.

Ja tämä saa minut palamaan innosta. Siis sinun masentumisesi, niin kurja olento olen. Tästä paradoksin pällistelystä saan energiaa kirjoittaa tekstini maanantaiaamuna. Elämme niin käsittämättömässä maailmassa että jotain pitää tehdä. Keinot ovat edelleen mietintämyssyssä,  energia on tärkeintä.

Mistä sinä saat energiasi keskittyä työhösi maanantaiaamuna?

Mainokset

Helmikuun teema: Energia

Maanantaiaamu. Viikonlopun lepo takana. Tai mitä sitten ikinä teitkään. Nyt pitäisi taas saada töitä tehdyksi.  Kun on energinen ja motivoitunut niin asiat toimivat ja pyörät pyörivät. Joskus van tuntuu että se on niin kaukana kuin vain mahdollista. Miten tämän olon kanssa pitäisi jaksaa olla?

Tämä on tuttua monelle. THL:n mukaan työssä jaksaminen eläkeikään huolettaa joka neljättä suomalaista.

Toisin sanoen työssä jaksaminen on siis aika iso haaste. Eli suomeksi aika montaa meistä kyrsii ajatuskin lähteä töihin.

Milloin viimeksi sinusta tuntui töissä, että olisi parempi vain jäädä himaan?

Jokaisella ongelmalla on juurensa.

Oletamme helposti, että toimimme kuin koneet. Suunnittelemme päivämme kellontarkasti – jos siis edes suunnittelemme. Microsoftin teettämän tutkimuksen mukaan puolet tietotyöläisistä tekee töitä sitä mukaa kun niitä tulee.

Kellontarkka suunnittelu ja tulipalojen sammuttelu ovat ääripäitä. Moni meistä on niissä jumissa. Jonnekin sinne keskelle pitäisi päästä. Olla valmistautunut ja samalla joustava. Mutta miten?

Keskitytään energiankäyttöömme.

Milloin viimeksi kiinnitit huomiota energiaasi?

Energiamme vaihtelee. Joskus sitä on enemmän ja joskus vähemmän. Kellontarkasti se toimii harvoin.  Kun töitä tulee eteen, voi olla että puuttuu energiaa tehdä asioille mitään.

Jason Fried neuvoo ajattelemaan työtä samoin kuin unta.

Oletko harkinnut jaksottavasi nukkumistasi?

Mitä jos nukkuisit puoli tuntia kello 22 alkaen, sitten taas kaksi tuntia yhden ja kolmen välillä?

Aika huonot yöunet tulisi.

Toisaalta voit huomata, että kello 23-01 välillä sinun on mahdotonta nukahtaa.

Ihan samalla tavalla voit huomata pyörineesi ympäri toimistoa kuin orava. Silti olet käyttänyt energiasi tyhjään pöhinään.

Myös työmme vaatii keskeytyksetöntä aikaa. Näin pystymme keskittämään energiamme siihen, mikä on juuri sillä hetkellä tärkeintä.

Suomalainen Redesigning 925 summasi juuri tästä kaavan.

Tee neljä tuntia keskittynyttä työtä päivässä. Ilman keskeytyksiä. Pidä taukoja, mutta pidä huoli että saat päivässä tehdyksi neljä tuntia keskeytyksetöntä työtä. Tälle työlle on tärkeää olla jokin päämäärä.

Kun on tutkittu maailman parhaita urheilijoita ja taiteilijoita, ja heidän harjoitteluaan, on huomattu, että he eivät harjoittele välttämättä määrällisesti muita enempää, mutta heidän tekemisensä on selvästi parempaa laadullisesti.

Kyse on siitä miten käytät energiasi.

Tiedätkö, milloin olet energinen ja milloin vähemmän energinen? Tiedätkö, milloin keskittyä tärkeisiin tehtäviin ja milloin pyöriä ympyrää?

Käydään näitä läpi kuukauden ajan. Helmikuussa motivaation luulisi olevan kohdallaan.

Multitasking on myytti

Tänään aiheena on tuottavuuden yksi suurimmista myyteistä: multitasking, eli moniajo tai kyky tehdä monta asiaa samanaikaisesti. Rakkaalla lapsella on monta nimeä.

Jos sinua kehotetaan tai painostetaan tekemään montaa asiaa samanaikaisesti – usein sitä tiedostamatta– ollaan pitkällä metsässä.

Multitasking tuottavuuden parantamiseksi on myytti.

Miksi? Koska multitasking on pahaksi kyvyllesi

–          Käsitellä tietoa, eli ymmärtää asioita

–          Vaihtaa tehtävästä toiseen, sillä se vie tahdonvoimaasi

–          Ylläpitää hyvää työmuistia, eli tehdä laadukasta työtä

Multitaskatessa teet lisäksi enemmän virheitä ja stressitasosi nousee. Ja multitaskatessa itse asiassa kestää kauemmin saada asiat tehdyksi.

Multitasking heikentää tuottavuuttasi erään arvion mukaan jopa 40 prosentilla. Samalla elämme illuusiossa sillä tuntuu että multitasking olisi tuottavaa ja etenkin sopivaa naisille. Tämä on harhaluulo. Mieti vaikka itse.

Kun keskityt yhteen tehtävään kerrallaan, saatko aikaan parempaa jälkeä?

Jätä suosiolla multitasking iltapäivän tunneille ja rutiinitehtäviin, niille tunneille kun tuntuu että voisi mennä nokosille. Parempi tosin olisi jos sinun on mahdollista ottaa ne nokoset.

Milloin ajaudut multitaskingiin?

Kun tunnistat hetket jolloin ajaudut moniajoon, olet jo pitkällä. Mieti sitten ärsykkeet, jotka johtavat sinut siihen. Tiedostettuasi ärsykkeet, ajankohdat ja syyt multitaskingin välttämiseen keksit kyllä ratkaisut.

Oletko esimerkiksi kokeillut listata tehtävät ja jättää ne sitten omaan rauhaansa?

Ellei tehtävässä mene alle kaksi minuuttia, kannattaa se usein laittaa ylös sen sijaan että tarttuisi siihen heti kiinni.

Tulokset tulevat kun pääset oikeaan tilaan

Kun on vaikeaa päättää mitä tehdä, älä tee mitään.

Silloin sinun on mahdollista huilata hetki, ottaa etäisyyttä ja huomata mikä todella on tärkeää. Jos sinun on mahdollista, tätä kannattaa harkita jo etukäteen.

Pystytkö määrittelemään yhden tietyn tehtävän jota voit suorittaa joka päivä tietyn ajan?

Raymond Chandler tarjoaa tähän taktiikan.

1. Päätä tehdä tiettyä tehtävää tietty aika päivässä. Esimerkiksi kirjoittaa puoli tuntia mistä ikinä haluatkin kirjoittaa. Vaikka rakkausnovelleja. Jotain, mitä haluat tehdä ja mikä vie sinua lähemmäs suurempia päämääriäsi.

2. Tänä aikana sinun ei tarvitse kirjoittaa.

3. Mutta et voi tehdä mitään muutakaan.

Tämän taktiikan huono puoli on, että se vaatii tahdonvoimaa. Siksi se kannattaa sijoittaa aamupäivään, kun tahdonvoimaa on vielä jäljellä hyvin nukutun yön jälkeen.

Pelkäätkö, että jokin häiritsee keskittymistäsi?

Kannattaa valmistella olosuhteet kirjoittamiselle otollisiksi edellisenä iltana. Netti pois päältä Stayfocusd-sovelluksen avulla. Arkistoitavat paperipinot laatikkoon. Kännykkä äänettömälle ja piiloon. Kätke ärsykkeet.

Itse tehtävän tullessa voit ottaa rennosti, vaikka paperi jäisi tyhjäksi. Maanantaiaamukin tuntuu varmasti hetken ankealta. Huvittaisi tehdä jotain ihan muuta. Kestää hetken päästä flow-tilaan. Sitten sitä innostuu. Vaikka puolesta tunnista ensimmäiset 25 minuuttia menisi tyhjän seinän mulkoiluun, käytä viimeiset viisi minuuttia hyödyksesi.  Tai voithan päättää, että kun innostut niin jatkat tehtäväsi tekemistä.

Mikä on pienin asia, joka  saa sinut eteenpäin?

Muista että pienet asiat muuttavat eniten. Liikuntarutiinin luomiseksi riittää aluksi, että käyt vaikka kerran viikossa tiettyyn aikaan tietyssä paikassa liikkumassa. Jos joku toinen harrastaa  kolme tuntia viikossa, antaa harrastaa.