kiire

Laiska tekee päivässä yhden tehtävän

Kun oikein optimoit ajankäyttösi laiskottelemalla, on helppoa nähdä mikä on tärkein asia tehtävälistallasi.

Jos pystyisit tekemään tänään vain yhden asian, mikä se olisi?

Oletetaan että muuten sinulla on mahdollisuus vain vedellä pitkiä tai mitä ikinä tykkäätkään tehdä.

Jos on vaikeaa, päätä kolme tärkeintä asiaa.

Kun ajattelet asiaa näin, joudut miettimään tekojen tuloksia. Siis se vaiva jonka laitat johonkin tehtävän tuottaa tietyn tuloksen. Usein kuitenkin toimimme automaattisesti tehtävälistarobotteina. Teemme, koska niin kuuluu tehdä.

Samalla otamme tehtävälistallemme mahdottoman määrän tehtäviä. Tulee kiire ja hukumme roinaan. Mehut loppuvat keskellä päivää.

Tietenkin joskus tulee hetkiä kun sitä rastii tehtävälistalta tehtäviä pois kuin viimeistä päivää. Siis momentumin voimalla tehdään mahdottomasta mahdotonta. Tätä kutsutaan myös flow-tilaksi.

Ja flow-tilassa olohan on tosi siistiä. Kuitenkin kannattaa varautua siihen, että se tulee kun on tullakseen ja suunnitella pahan päivän varalle. Olemme laiskoja, ja mielellään tekisimme vain pari juttua.

Tehokkaiden ihmisten 7 toimintatapaa kirjoittanut Stephen Covey on samaa mieltä. Hänen mielestään jokaisella tekemisellä tulee olla päämäärä. Kun tiedät miksi teet mitä teet, saavutat tavoitteesi tehokkaammin. Aika loogistahan tuo loppujen lopuksi on. Jos tietää tavoitteen ja syyn tavoitteen saavuttamiseksi, pitää enää keksiä keinot.

Vaikeinta on päättää, mikä juuri nyt on tärkeintä. Helposti valitsemme kiireellisen työn ensimmäisenä. Kuitenkin se harvoin on tärkeintä. Mieti päämäärä ja tulos edellä.

Mitä odotan tämän tehtävän lopputulokseksi?           

Toiseksi vaikeinta on jättää ne muut tehtävät tekemättä. Kun siis huomaat stressaavasi tekemättömistä tehtävistä, pysähdy.

Mikä on pahinta, mitä voi tapahtua jos jätät sen tekemättä?

Maailma se vaan pyörii radallaan.

Eri asia on muistaa tämän siinä hetkessä kun stressi hyökkää. Harjoittelemalla pääsee eteenpäin ja vain epäonnistuminen on varmaa.  Siis hetkittäinen, päivittäinen, ehkä koko loppuvuoden. Lopulta mahdollisesti onnistut. Jos tehtävän lopputulos on mielestäsi vaivan arvoinen.

Mainokset

Laiska on läsnä

Läsnäolon merkitystä voi tuskin tarpeeksi korostaa. Niin elämässä kuin töissä. Kun ajatukset ovat siinä hetkessä ja keskittyy edessä olevaan asiaan tai ihmiseen, myös työn tulokset ovat laadukkaampia.

Laiska osaa ottaa tarpeeksi vähän töitä tehtäväkseen. Tai ainakin juuri sen verran, että välttää suurimman stressin.

Suuri osa meistä on mielessään kuitenkin jossain muualla kuin juuri siellä missä on.

Kuinka usein syöt lounaasi ajattelematta edes mitä syöt?      

Ajatukset heittävät esimerkiksi vanhoihin mokiin jotka olisi voinut välttää. Tulevaan työtapahtumaan ja miten siihen pitäisi valmistautua.

On tietenkin hyvä käydä läpi vanhat virheet, käsitellä ne jotta ne välttäisi seuraavalla kerralla ja sitten siirtyä eteenpäin. On myös hyvä miettiä, mikä päämäärä mielessä lähtee tapaamaan työnantajaa.

Kuitenkin näitä vellomalla jää helposti nalkkiin. Nykyhetki menee ohi. On hyödytöntä miettiä vanhoja virheitä ja tulevia tapaamisia jos juuri nyt voisit oppia jotain ihmisistä ja asioista jotka ovat ympärilläsi.

Leo Babauta listaa Zen Habits –blogissaan neljä hyötyä siitä, että on läsnä juuri nyt: Nautit enemmän, stressaat vähemmän, suhteesi toimivat paremmin ja saat asioita aikaiseksi. Yksinkertaisesti ruoka maistuu paremmalta, koet nykyhetken tulevaisuudesta huolehtimisen sijaan, pystyt kuulemaan sinulle tärkeitä ihmisiä jolloin keskustelujenne ovat syvempiä sekä keskityt yhteen asiaan multitaskingin sijaan ja saat siksi tuloksia aikaan nopeammin.

Oletko huomannut nauttivasi työstäsi enemmän ja saavasi aikaan parempia tuloksia kun olet ollut läsnä?

Kun olet läsnä, sinun on mahdollista siirtyä flow-tilaan. Siihen tilaan, jossa kaikki muu katoaa ympäriltä ja teet vain sitä mitä juuri silloin teet. Ehkä se on kirjoittamista, koodaamista, maalaamista, jotain muuta – vaikka excel-taulukoiden vääntämistä.

Miten laiska sitten on enemmän läsnä kuin muut?

Oletetaan että sinulla on kiire. Silloin on aika vaikea olla läsnä. Mielesi pyörii tulevan esityksen ja to-do-listan kieppeillä. Läsnäolo on sitä, että keskityt nykyhetkeen menneisyyden kelaamisen tai tulevaisuuden pohtimisen sijaan. Siksi laiska on läsnä: kun pystyy unohtamaan menneisyyden virheet ja tulevaisuuden murheet, hetkeen keskittyminen on helpompaa.

Miten voisin olla enemmän läsnä?

Alan ammattilaiset ovat yhtä mieltä ratkaisusta. Ratkaisu on harjoitella.

Aluksi on turha odottaa kuuta taivaalta. Mielesi vaeltaa ja mietit, oletko nyt oikealla tavalla hetkessä. Mietit ja analysoit ajatuksiasi. Haluat välttää virheitä ja mietit mikä on oikea ratkaisu.

Harjoitteluun on eri tapoja niin kuin on erilaisia ihmisiäkin. Itselleni avain on ollut ajatella, että olen omassa kuplassani. Tässä sitä nyt ollaan. Mitä tahansa tapahtuu, se tapahtuu ja jos haluan, se kimpoaa pois. Tunnen olevani turvassa.

Tavoite läsnäolossa on vain tuntea miltä tuntuu juuri nyt. Kokeile sitä syödessäsi, tiskatessasi, liikkuessasi, keskustellessasi.

Jos haluat tehdä läsnäolosta itsellesi tavan, tee se olemalla laiska. Tee se tekemällä siitä niin helppoa kuin mahdollista. Mieti mielessäsi että nyt olet laiska ja teet just sen mitä vähintään vaaditaan, ja that’s it.

Tapojen oppiminen vie aina aikansa, keskimäärin 66 päivää. Harjoittele siis esimerkiksi kuukauden verran. Laita läsnäolo kalenteriisi kerran päivässä. Kerro siitä täällä kommenteissa.  Kirjoita itsellesi muistilappuja jääkaappiin, ulko-oveen, työpöydällesi.

Kun epäonnistut, ihan sama, sillä epäonnistuminen on läsnäoloa. Opi siitä. Miltä se tuntuu? Sitten anna sen olla.

Lopeta kiireen esittäminen

Monien elämää hallitsee tunne nimeltä ”kiire.” Kiire käyttää kaiken tehokkaan aikamme, estää meitä olemasta läsnä toisen ihmisen kanssa ja virittää meidät stressitilaan jatkuvasti niin että sairastumme.

Kiire saa meidät kuitenkin tuntemaan itsemme tärkeiksi. Jos meillä on paljon tai liikaa tekemistä, se on merkki siitä että olemme tarpeeksi hyviä ja rakastettavia ja arvokkaita.

Miten menee? No on tässä ollut aika kiire syystä x. Niin just, niin mullakin…

Kuinkas muutenkaan?

Mitä tapahtuisi, jos jättäisit jonkun asian tekemättä?

On eri asia mitä ajattelet tätä lukiessasi ja mitä tunnet sillä hetkellä kun kiire tulee vastaan. Tunnet kiireen hetkellä todennäköisesti että jos jättäisit jonkin asian tekemättä, se johtaisi johonkin kamalaan. Siksi sinun täytyy tehdä se.

Tai näin uskottelet itsellesi. Minulla on asiasta kokemusta. Ja niin on monella muullakin.

Paul E. Ralph kokeili vaimonsa kanssa vuoden ajan jättää kiireen pois sanavarastostaan.

Tulokset olivat huimat. He pystyivät olemaan läsnä muiden ihmisten kanssa. He lopettivat muiden manipuloinnin – vaikka olivatkin tehneet sitä huomaamattaan: kun sanot että sinulla on kiire, luot painetta toiselle sanoa samoin. Muuten hän on ehkä vähemmän tärkeä. Ja he lopettivat keinotekoisen kiireisyyden ja sillä toisten painostamisen. Sen sijaan he sanovat että ehkä he olivat ottaneet liikaa tekemistä ja se on oma vika.

Ennen kaikkea Paul vaimoineen pystyi rauhoittumaan. Kiire on itseään toteuttava sanonta. Kun sanot että sinulla on kiire  sinusta tuntuu kiireiseltä. Kun sinusta tuntuu kiireiseltä toimit sen mukaisesti. Kun toimit kuin sinulla olisi kiire, sinusta tuntuu että kyllä, sinulla on kiire… ja niin edelleen.

Voisitko olla esittämättä kiireistä esimerkiksi kuukauden?

Olen itse päättänyt olla sanomatta että minulla on kiire. Ainakin jos sanon että minulla on kiire, sanon myös että se johtuu siitä että olen tehnyt jonkun mokan jonka seuraavalla kerralla korjaan. Paljon parempi. Kiire on kaikkea muuta kuin oletustila, se on tila jota meidän tulisi välttää ja korjata virheemme jos siihen joudumme.

Tuntuu paljon voimauttavammalta rauhoittua ja tietää että jos tulee kiire, se johtuu jostain ja sen voi korjata. Sitä paitsi tarvitsemme rauhoittumista palautumiseen – tiesitkö, että sinun työpaikallasi palaudutaan keskimäärin 13 minuuttia päivässä?

Ajanhallinta on myytti

Ajanhallinnasta on varmaan satojatuhansia kirjoja ja opuksia. Näin hallitset aikaasi.

Ajanhallinta kuitenkin olettaa, että jokainen tekemämme minuutti on samanarvoinen tuottavuudeltaan. Tämä on tietenkin harhaoletus. Ongelma on että se lymyää kaavioissamme kun mittaamme ihmisten työn tuottavuutta.

Sitten ihmetellään, kun ollaan väsyneitä ja työn tuloksetkin ovat kehnot.

Ajanhallinnan sijaan pitäisi puhua energianhallinnasta. Ihmisellä on vain tietty määrä energiaa, ja energiaa voi hallita – toisin kuin aikaa. Niin kuin Annu Nieminen-Pietinalho kirjoittaa, aika on vain osa yhtälöä.

Ensinnäkin aikaa on turhaa odottaa lisää. Energian kanssa asia on toisin. Suomalainen Laturi-yritys on kehittänyt tätä varten energiatestin. Energiatestissä havainnollistetaan yksilön tämän hetken energiataso. Se on muutettavissa.

Tarkemmin sanottuna meidän tulisi mitata tahdonvoimaamme. Päätöksenteko vaatii tahdonvoimaa, ja tahdonvoimamme on rajallinen resurssi. Frank Martela kirjoittaa, miten hän sai tahdonvoimansa venymään niin pitkälle, että hänen oli mahdollista juosta maraton paljain jaloin. Ajan mittaamisen sijaan hän keskittyi energiaansa.

Huomaatko päivän edetessä että jaksat tehdä vähemmän ja vähemmän päätöksiä?

Päivä kannattaa suunnitella siten, että tärkeisiin asioihin jää enemmän energiaa. Vaikka sinulla olisi aikaa iltapäivällä, usein tekee ennemmin mieli ottaa nokoset. Olen jo aiemmin kirjoittanut siitä, miten Israelissa tehty tutkimus ehdonalaistuomarien myönteisistä päätöksistä riippui aivan käsittämättömässä määrin heidän energiatasostaan.  Vankilatuomiota kärsivien vankien kannatti siis toivoa hyvää arpatuuria: aamulla jopa kolme neljästä ehdonalaista hakenut saisi vapautuksen ehdonalaiseen, kun taas ennen lounasta vapautusten määrä oli tasan nolla.

Siis mieti: Raja vapauden ja vankilan välillä kulki tasan sen mukaan, oliko tuomareilla jäljellä tahdonvoimaa tehdä päätöksiä.

Huomaatko pystyväsi keskittymään tiettyyn tehtävään rajallisen ajan?

Tämä on ainoa kohta, jossa ajalla on merkitystä. Tutkimus osoittaa, että pystymme tekemään töitä – käyttämään energiaamme – 90 minuutin pätkissä. Sitten tarvitsemme keskimäärin 20 minuuttia lepoa. Aivojesi on huomattavasti helpompi keskittyä, kun ne tietävät että lepoa on tulossa – suunnittele siis lepotauko työpuristuksen jälkeen. Ja tämä työ on keskittymistä vaativaa työtä. Kuten eilen kirjoitin, multitasking kannattaa jättää iltapäivälle kun olet jo muutenkin väsynyt.

Ja silti Suomessa työpäivään mahtuu keskimäärin 13 minuuttia palautumista.

Olemme ihan hukassa.

Onneksi 925 Design suunnittelee parempaa työviikkoa nine-to-five-mentaliteetin sijaan. Muitakin edelläkävijöitä on. Ja sinä voit tämän luettuasi tehdä vaikka mitä työpaikkasi tuottavuudelle.

Täydellinen työviikko on tärkeää työtä

On hyvä olla tehtävälista, jonka voi sitten vaikka jättää sivuun. Sen tehtävänä on rauhoittaa mieltä: ei ole tulipaloa sammutettavana vaan voi keskittyä tärkeämpiin asioihin. Mitä nämä tärkeämmät asiat sitten ovat?

Yhdysvaltain presidentti Eisenhower mainitaan usein urgent-important matrixin (kiireellinen-tärkeä-matriisi) . Tämä matriisi jakaa tärkeät ja kiireelliset tehtävät neljään kvartaaliin:

Eisenhower summasi matriisin osuvasti. ”Mikä on tärkeää on harvemmin kiireellistä ja mikä on kiireellistä on harvemmin tärkeää.” Eli vaikka jokin tehtävä olisikin kiireellinen, sen tärkeyttä kannattaa harkita.

Tunnistatko onko tehtävä tärkeä vai kiireellinen?

Tietenkin tässä tulee vastaan kysymys: mikä on tärkeää? Kirjoitin aiemmin tästä hyviä kysymyksiä. Jos esimerkiksi tiedät että voisit perua tapaamisen jos sattuisit sairastumaan, tapaaminen lienee vähemmän tärkeä.

Ja täytyy tunnustaa: itse harvemmin käytän tätä ajanhallinnan klassikkoa. Oikeastaan sen tärkein oppi on rajata itselleen aikaa tehdä ne tärkeät mutta kiireettömät tehtävät. Mielestäni asian voi tehdä yksinkertaisemmin.

Tehtävien tekemisen voi nähdä sijoittamisena.

Noudatan siksi Elizabeth Grace Saundersin ohjetta määritellä tehtävänsä kolmeen kategoriaan: sijoitus, neutraali ja optimointi.

Sijoitustehtävään aikaa ja energiaa panostamalla saat aikaan paremmat tulokset. Tämä voi olla viikon suunnitteluhetki tai stressittömän ajan viettäminen rakkaiden ihmisten kanssa.

Neutraalit tehtävät täytyy vain suorittaa. Vaikka käyttäisit niihin enemmän aikaa ja energiaa, tulokset pysyvät suunnilleen samoina. Projektitapaamiset ja salilla käynti kuuluvat neutraaleihin tehtäviin.

Optimoitavat tehtävät vievät aikasi, mutta kuluttamalla niihin aikaa ja energiaa johtaa yhtälaisiin tuloksiin. Optimoitavia tehtäviä ovat esimerkiksi laskujen läpikäynti ja kauppareissu.

Haluat viettää mahdollisimman paljon aikaa sijoitustehtävien parissa ja mahdollisimman vähän aikaa optimoitavien tehtävien parissa. Kysy siis itseltäsi tehtävää aloittaessasi:

Mikä on se tulos, jonka odotan saavani jos panostan tähän tehtävään?

Peter Drucker kirjoittaa kirjassaan Profession of management, että johtajan työ on ohjata työpanokset niihin mahdollisuuksiin, jotka tuottavat taloudellisesti merkittävät tulokset.  Ja kuitenkin hänen mukaansa johtajat usein keskittyvät ongelmiin mahdollisuuksien sijaan sekä alueille, joiden huoliteltukin tekeminen tuskin vaikuttaa lopputuloksiin.

Tämä on myös opiksi perfektionistille. Vähemmän kuin täydellinen ON täydellistä. Mieti vaikka hetki. Jos haluat parhaan mahdollisen tuloksen ja sinulla on käytettävissä vain rajallinen määrä aikaa ja energiaa, eikö silloin täydellinen tulos olekin valintojen tulos?

Jos luit maanantain tekstin täydellisestä työviikosta, olet ehkä alkanut pitää kirjaa tekemistäsi tehtävistä. Tämä kannattaa. Sijoittaja voi tarkastella vain merkkaamiaan sijoituksia – ja työntekijä merkkaamiaan tehtäviä.