Sääntö numero kolme

Kun noudatat sääntöä numero kolme, olet ensi viikolla laiska ja tuottava.

Sääntö numero kolme on yksinkertainen ja tehokas. Voit käyttää sitä melkein missä yhteydessä vain haluat. Koeta ensin testata sitä ensi viikolle.

Kysy itseltäsi:

Jos tänään olisi perjantai, mitkä kolme asiaa haluaisin olevan suoritettu?

Kun mietit päämäärä ja tulos edellä, on todennäköistä että myös saavutat ne.

Kirjoita tulokset paperille. Pidä ne saatavilla joka aamu ja ilta. Itse säilytän niitä kalenterissani. Siten ne tulevat tehtyä.

Voit myös kokeilla sääntöä numero kolme päivä kerrallaan.

Mitkä kolme asiaa haluan olevan suoritettu huomisiltaan mennessä?     

Kun olet suorittanut päättämäsi kolme asiaa, tutki menikö niihin suunnittelemasi aika. Sitten korjaa arvioitasi ensi kerralla.

Ja muista onnitella itseäsi! On turhaa tehdä työtä, jos tuntuu että palkinto jää puuttumaan.

Sääntö numero kolme on kopioitu A year of productivity –sivustolta, joka on puolestaan kopioinut ne Getting results the agile way –kirjasta.

Laiska tekee päivässä yhden tehtävän

Kun oikein optimoit ajankäyttösi laiskottelemalla, on helppoa nähdä mikä on tärkein asia tehtävälistallasi.

Jos pystyisit tekemään tänään vain yhden asian, mikä se olisi?

Oletetaan että muuten sinulla on mahdollisuus vain vedellä pitkiä tai mitä ikinä tykkäätkään tehdä.

Jos on vaikeaa, päätä kolme tärkeintä asiaa.

Kun ajattelet asiaa näin, joudut miettimään tekojen tuloksia. Siis se vaiva jonka laitat johonkin tehtävän tuottaa tietyn tuloksen. Usein kuitenkin toimimme automaattisesti tehtävälistarobotteina. Teemme, koska niin kuuluu tehdä.

Samalla otamme tehtävälistallemme mahdottoman määrän tehtäviä. Tulee kiire ja hukumme roinaan. Mehut loppuvat keskellä päivää.

Tietenkin joskus tulee hetkiä kun sitä rastii tehtävälistalta tehtäviä pois kuin viimeistä päivää. Siis momentumin voimalla tehdään mahdottomasta mahdotonta. Tätä kutsutaan myös flow-tilaksi.

Ja flow-tilassa olohan on tosi siistiä. Kuitenkin kannattaa varautua siihen, että se tulee kun on tullakseen ja suunnitella pahan päivän varalle. Olemme laiskoja, ja mielellään tekisimme vain pari juttua.

Tehokkaiden ihmisten 7 toimintatapaa kirjoittanut Stephen Covey on samaa mieltä. Hänen mielestään jokaisella tekemisellä tulee olla päämäärä. Kun tiedät miksi teet mitä teet, saavutat tavoitteesi tehokkaammin. Aika loogistahan tuo loppujen lopuksi on. Jos tietää tavoitteen ja syyn tavoitteen saavuttamiseksi, pitää enää keksiä keinot.

Vaikeinta on päättää, mikä juuri nyt on tärkeintä. Helposti valitsemme kiireellisen työn ensimmäisenä. Kuitenkin se harvoin on tärkeintä. Mieti päämäärä ja tulos edellä.

Mitä odotan tämän tehtävän lopputulokseksi?           

Toiseksi vaikeinta on jättää ne muut tehtävät tekemättä. Kun siis huomaat stressaavasi tekemättömistä tehtävistä, pysähdy.

Mikä on pahinta, mitä voi tapahtua jos jätät sen tekemättä?

Maailma se vaan pyörii radallaan.

Eri asia on muistaa tämän siinä hetkessä kun stressi hyökkää. Harjoittelemalla pääsee eteenpäin ja vain epäonnistuminen on varmaa.  Siis hetkittäinen, päivittäinen, ehkä koko loppuvuoden. Lopulta mahdollisesti onnistut. Jos tehtävän lopputulos on mielestäsi vaivan arvoinen.

Laiska ja tuottava menivät baariin…

Olemme laiskoja. Siis ihan luonnostamme.

Sanotaan se vielä toisin. Mitä vähemmän teet, sitä paremmin teet.

Esimerkiksi netti on pullollaan todella tuottavia vinkkejä ja vippaskonsteja. Vaiva on etsiä ja ottaa ne käyttöönsä. Pitäisi löytää parhaat vinkit. Olla tuottava ja tehokas.

Kuitenkin olemme laiskoja.

Miten sitten voisi tehdä asioita tuottavalla ja tehokkaalla tavalla, vaikka olisikin laiska?

Scott H Young pamauttaa faktan tiskiin. Vaikka olet laiska ja sinulla kestää ikuisuus saada työpöytäsi järjestykseen, olet leipätyössäsi mahdottoman tehokas ja tuottava. Vaikka olisit siis laiska, olet samalla tuottava. Ja niin on se naapurinkin kundi joka näyttää taas jättäneen partansa ajamatta. Vaikka hän näyttäisi laiskalta, ehkä hän kirjoittaa kolme kirjaa vuodessa ja tänään oli huono päivä. Ilmiö tunnetaan nimellä fundamental attribution error (joku muu voi kääntää suomeksi). Sen mukaan päättelemme helposti että tietty ihminen voi olla vain joko laiska tai tuottava. Ja silti olemme usein molempia.

Kun siis teet suurimman osan asioistasi laiskasti ja olet päivät pitkät laiska, säästät energiaa tärkeimpiin tehtäviisi. Olet laiska ja tuottava.

Jos olet perfektionisti, tämän ymmärtäminen voi auttaa: mieti täydellisen tarkka järjestys siitä, mihin kannattaa aikansa ja energiansa laittaa. Näin pääset kokonaiskuvassa täydelliseen lopputulokseen.

Laiska on läsnä

Läsnäolon merkitystä voi tuskin tarpeeksi korostaa. Niin elämässä kuin töissä. Kun ajatukset ovat siinä hetkessä ja keskittyy edessä olevaan asiaan tai ihmiseen, myös työn tulokset ovat laadukkaampia.

Laiska osaa ottaa tarpeeksi vähän töitä tehtäväkseen. Tai ainakin juuri sen verran, että välttää suurimman stressin.

Suuri osa meistä on mielessään kuitenkin jossain muualla kuin juuri siellä missä on.

Kuinka usein syöt lounaasi ajattelematta edes mitä syöt?      

Ajatukset heittävät esimerkiksi vanhoihin mokiin jotka olisi voinut välttää. Tulevaan työtapahtumaan ja miten siihen pitäisi valmistautua.

On tietenkin hyvä käydä läpi vanhat virheet, käsitellä ne jotta ne välttäisi seuraavalla kerralla ja sitten siirtyä eteenpäin. On myös hyvä miettiä, mikä päämäärä mielessä lähtee tapaamaan työnantajaa.

Kuitenkin näitä vellomalla jää helposti nalkkiin. Nykyhetki menee ohi. On hyödytöntä miettiä vanhoja virheitä ja tulevia tapaamisia jos juuri nyt voisit oppia jotain ihmisistä ja asioista jotka ovat ympärilläsi.

Leo Babauta listaa Zen Habits –blogissaan neljä hyötyä siitä, että on läsnä juuri nyt: Nautit enemmän, stressaat vähemmän, suhteesi toimivat paremmin ja saat asioita aikaiseksi. Yksinkertaisesti ruoka maistuu paremmalta, koet nykyhetken tulevaisuudesta huolehtimisen sijaan, pystyt kuulemaan sinulle tärkeitä ihmisiä jolloin keskustelujenne ovat syvempiä sekä keskityt yhteen asiaan multitaskingin sijaan ja saat siksi tuloksia aikaan nopeammin.

Oletko huomannut nauttivasi työstäsi enemmän ja saavasi aikaan parempia tuloksia kun olet ollut läsnä?

Kun olet läsnä, sinun on mahdollista siirtyä flow-tilaan. Siihen tilaan, jossa kaikki muu katoaa ympäriltä ja teet vain sitä mitä juuri silloin teet. Ehkä se on kirjoittamista, koodaamista, maalaamista, jotain muuta – vaikka excel-taulukoiden vääntämistä.

Miten laiska sitten on enemmän läsnä kuin muut?

Oletetaan että sinulla on kiire. Silloin on aika vaikea olla läsnä. Mielesi pyörii tulevan esityksen ja to-do-listan kieppeillä. Läsnäolo on sitä, että keskityt nykyhetkeen menneisyyden kelaamisen tai tulevaisuuden pohtimisen sijaan. Siksi laiska on läsnä: kun pystyy unohtamaan menneisyyden virheet ja tulevaisuuden murheet, hetkeen keskittyminen on helpompaa.

Miten voisin olla enemmän läsnä?

Alan ammattilaiset ovat yhtä mieltä ratkaisusta. Ratkaisu on harjoitella.

Aluksi on turha odottaa kuuta taivaalta. Mielesi vaeltaa ja mietit, oletko nyt oikealla tavalla hetkessä. Mietit ja analysoit ajatuksiasi. Haluat välttää virheitä ja mietit mikä on oikea ratkaisu.

Harjoitteluun on eri tapoja niin kuin on erilaisia ihmisiäkin. Itselleni avain on ollut ajatella, että olen omassa kuplassani. Tässä sitä nyt ollaan. Mitä tahansa tapahtuu, se tapahtuu ja jos haluan, se kimpoaa pois. Tunnen olevani turvassa.

Tavoite läsnäolossa on vain tuntea miltä tuntuu juuri nyt. Kokeile sitä syödessäsi, tiskatessasi, liikkuessasi, keskustellessasi.

Jos haluat tehdä läsnäolosta itsellesi tavan, tee se olemalla laiska. Tee se tekemällä siitä niin helppoa kuin mahdollista. Mieti mielessäsi että nyt olet laiska ja teet just sen mitä vähintään vaaditaan, ja that’s it.

Tapojen oppiminen vie aina aikansa, keskimäärin 66 päivää. Harjoittele siis esimerkiksi kuukauden verran. Laita läsnäolo kalenteriisi kerran päivässä. Kerro siitä täällä kommenteissa.  Kirjoita itsellesi muistilappuja jääkaappiin, ulko-oveen, työpöydällesi.

Kun epäonnistut, ihan sama, sillä epäonnistuminen on läsnäoloa. Opi siitä. Miltä se tuntuu? Sitten anna sen olla.

Loppukuun teema: Kannattaa olla laiska

Monelle tehokkuus ja tuottavuus ovat kirosanoja.

Ilmankos, kun elämme resurssitehokkuuden ja jatkuvien yt-neuvottelujen maassa. Tuottavuus tarkoittaa sitä että sinun työnkuvaasi kuuluukin jatkossa hieman enemmän töitä samassa ajassa. Osan töistä laatu kärsii. Tehokkuus tarkoittaa sitä että kustannukset leikataan siellä missä vain havaitaankin hukkakäyntiä. Ja sinähän olet palkansaajana kustannus. Joku siellä sikariportaassa sitten päättää ja valitsee kuka on hukkakäyttöä.

Joo, näin karrikoidusti. Mutta vähemmästäkin jurppii.

Mitä tuottavuus tarkoittaa sinulle?

Moni siis ehkä ihmettelee, miksi kirjoitan tuottavuudesta blogia.  Siihen on yksinkertainen syy.

Tavoitteeni on tässä blogissa löytää ihmislähtöisen tuottavuuden avaimet. Tehtäisiin tuloksellista työtä joka samalla olisi merkityksellistä.

Kun siis puhun tuottavuudesta, puhun siitä miten käytän energiani parhaiten jotta saavuttaisin haluamani tavoitteet. Olivat ne sitten mitä olivat. Tämä perustuu lempimääritelmääni tuottavuudesta jonka Annu Nieminen on summannut blogiinsa.

Pohdin blogin merkitystä itselleni kun suunnittelin seuraavan kahden kuukauden teemoja. Pohdinta muuttui tuskasteluksi, sillä tiesin että jotain on muututtava. Olen kirjoitellut objektiivisia ohjeita ja joskus tekstiä joka on ollut todella kaukana siitä mitä itse asiassa olisin halunnut sanoa. Halusin jatkossa kirjoittaa parempaa tekstiä ja nauttia tekstin nikkaroinnista enemmän. Tiesin, että se on mahdollista. Tuskaisuus johtuikin siitä että muutos on usein epämääräinen prosessi. Mikä olisi se paras ratkaisu kaikista näistä vaihtoehdoista? Päädyin lopulta siihen, että viikon teema on liian lyhyt aika perehtyä mihinkään teemaan kunnolla. Jatkossa kirjoitan kuukauden teemasta.

Ensimmäinen kuukauden tai paremminkin jämäkuun eli kahden viikon teema on laiskuus.

Miten laiska voi olla tuottava?

Jos suunnittelet työpäiväsi ja –viikkosi olettaen että olet kuitenkin laiska, pääset parempiin tuloksiin vähemmällä vaivalla. Samalla nautit töistäsi enemmän.

Tämä johtuu siitä, että joka ikinen päivä käytössäsi on vain hyvin rajallinen määrä tahdonvoimaa. Mahdollisesti vain neljä tuntia päivässä pystymme tekemään uusia päätöksiä.

Kaikki muut päätökset teemme koska olemme tottuneet tekemään niin. Jos vaikka koettaisit lopettaa jonkin tavan mutta käyttäväsi siihen vain vähän energiaa, parin viikon päästä huomaisit todennäköisesti että taas tuli tehtyä sama juttu. Kotona tällainen voi olla vaikka kaappien ovien auki jättäminen, mikä ärsyttää yhtä ja on toiselle se ja sama. Töissä moni käyttää paljon energiaa mielessään kiehumiseen kun kahvikupit jäi taas neukkariin jonkun siivottavaksi.

Huomaatko käyttäväsi energiaa johonkin toistuvaan ärsykkeeseen, joka tuottaa hyvin vähän tuloksia?

Kun siis suunnittelet päiväsi ja viikkosi olettaen että olet laiska – sillä olet kuitenkin – pystyt keskittämään tahdonvoimasi niihin tärkeisiin asioihin, jotka oikeasti haluat.

Sen takia olen päättänyt kirjoittaa yhdestä teemasta kuukauden kerrallaan viikon sijaan. Kannattaa olla laiska.

Kirjoitan teemoista sen takia, että vaikka lukisitkin yhden oivallisen tekstin jostain aiheesta, se todennäköisesti unohtuisi seuraavaan päivään mennessä. Aivosi toimivat kuin lihakset: tehdessäsi päätöksiä ja ajatellessasi jotain asiaa tietty hermosolujesi muodostama verkosto aktivoituu.  Kun luet samasta teemasta kuukauden, treenaat aivojasi ajattelemaan teemasta tietyllä tavalla. Yhtä lailla muuten minä pystyn harjoittamaan osaamistani tästä aiheesta, sillä opettaminen on tunnetusti paras tapa oppia.