päätös

Poikkeukset sääntöön

Välillä on vaikeaa jatkaa sen tärkeän työn tekemistä, mikä vie eteenpäin. Heräät aamulla. Torkku-nappi kuluu.

Joskus voikin järjestää poikkeuksia sääntöön. Tärkeintä on, että tärkein tehtävä tulee tehtyä.

Aiemmin olen maininnut että päivässä on hyvä olla yksi tärkeä tehtävä, jonka tehtyä voi viettää vähemmän tehokkaan loppupäivän. Se toimii kannustimena.

Lainaan Tim Ferrissiltä kaksi kysymystä:

Jos tämä olisi ainoa tehtävä jonka suoritan tänään, olisinko tyytyväinen päivääni?

Jos teen tämän tehtävän, tuleeko kaikista muista (tehtävälistan) tehtävistä vähemmän tärkeitä tai helpompia ratkaista myöhemmin?

Päämäärä on tärkein. Tärkein tehtävä voi olla myös helppo. Se on usein vaikea ja pelottava, mutta on poikkeuksia sääntöön. Esimerkiksi joskus on tärkeämpää pitää loma  kuin jatkaa puurtamista ilman taukoja. Etenkin Suomen pimeydessä – jo viikon loma palauttaa.

Olen nyt itse maalla vanhemmillani. Täällä blogin kirjoittaminen viivästyi hetken. Se johtui puolivuotiaasta koiranpennusta. Tämä oli arvattavissa. Olin päättänyt että jos näin käy, teen tärkeän tehtävän heti pennulta ehtiessäni.

Torstaina olin tavata kaverini joka on lähdössä pois Suomesta. Tapaaminen peruuntui. Olin raivannut aikaa tärkeiltä tehtäviltä ja oli vaikea keskittyä. Tein sälätehtäviä, koska olin reaktiivisessa tilassa

Joskus tulee nukutuksi huonosti. Pakottaminen voi toimia itseään vastaan. Kellonaika tehtävälle voi joustaa – on harhausko luulla toimivansa kuin kone. Rutiinit auttavat paljon, mutta täysi mekaanisuus kuuluu koneille. Rutiineja voi esimerkiksi siirtää tunnin myöhemmäksi, kunhan niihin palaa seuraavina päivinä.

Tärkeintä jatkamisessa on saada tärkein tehtävä tehdyksi. Jos sinulla on seminaari, haittaako että jätät yhden päivän väliin?

Jos joustat tärkeän tehtävän tekemisessä nyt, milloin teet sen myöhemmin?

Tärkeintä on jatkaa ketjua, eli yksi päivä on vielä ihan fine.

Oletko päättänyt, milloin teet tehtävän seuraavan kerran?

On vähemmän tärkeää, kuinka älykäs olet tai kuinka hyvä kunto sinulla on. Tärkeintä on, että tunnet tekemäsi asian tärkeäksi, että koet oppivasi siitä jatkuvasti ja jatkat sen tekemistä.

Jatkat sen tekemistä. Tee siitä niin helppoa, ettet voi sanoa ei. Silloin on helppoa hyväksyä, että säännöissä on aina poikkeuksia. Seminaari rikkomassa rutiinia voi virkistää ja antaa uutta näkökulmaa.

80/20-sääntö eli Pareton periaate

Mitkä 20 % tekemisistäsi tuottavat 80 % tuloksistasi?

Keskity näihin. Tämä on Pareton periaate yksinkertaistettuna ohjeena. Ohje toimii myös toisinpäin.  80 % tekemisistäsi johtaa todennäköisesti 20 %:iin tuloksistasi.

Esimerkiksi myyjien tehtävä on usein myydä. Mikä saa myynnin aikaiseksi? Asiakaskontakti. Jari Parantainen kirjoittaa, miten jollain ongelma on mukamas liian tehokas myynti. Mutta ei sen pitäisi olla ongelma. Ei se olekaan oikea ongelma. Ongelma on, että tehdään jotain myyntiä tukevaa, kuten laskeskellaan tarjouksille tarkkoja lukuja.

Lauri Järvilehto kirjoittaa, miten robotti-imurin valinnassa tärkeintä on, että se imuroi. On varmasti hienoa että ominaisuuksia on paksun ohjekirjan verran, mutta tärkeintä on että itse imurointi tulee tehtyä. Varsinkin, jos arkea viihdyttää kolme pikkulasta.

Tutkija pääsee eteenpäin julkaisemalla artikkeleita. Vaikka toimistolla tulisikin sata keskeytystä päivässä jne.

Mikä on minun tehtäväni? Kirjoittaa.  Miten saan tekstiä aikaiseksi? Kirjoittamalla.

Mitä tekemällä pääset varmimmin eteenpäin?

Aina se ei ole kovin helppoa. Tänään meni starttiin puoli tuntia, joten opittavaa riittää: Todennäköisesti en ollut rajannut tarpeeksi selvästi päivän tekstiä. Siksi en ollut sisällöstä varma, joten jouduin tutkimaan asiaa.

On hyvä ymmärtää, että hämmästyttävän yksinkertaisuuden jatkamiseksi tarvitsee myös lepopäiviä sekä niitä asioita, jotka tukevat tekemistä – kuten aiheen rajaamista ja sisällön tutkimista blogitekstiä varten tahi excel-laskelmia tarjouksen optimoinniksi. Tästä seuraavaksi.

Aloittaminen on rajoja

Tai paremminkin, aloittaminen on rajojen määrittelyä.

Opin tämän itse kantapään kautta. Olen yrittänyt suorittaa projekteja tietämättä mitä niistä oikeastaan haluan.

Tietenkin minulla on johtoajatus, visio, päämäärä; haluan jotain, mutta sen ylöskirjaaminen jää usein tekemättä. Sitten tuntuu, että en tiedä mitä haen takaa.

Jälkeenpäin huomaan, että toivoin jonkun muun kertovan minulle, mitä haluan. Huomaan pelkääväni, että projektista ei jää mitään käteen. Vertailen itseäni toiseen kirjoittajaan, vaikka kirjoitan ensimmäistä kappalettani toisen ollessa jo 20:ssään.

Eräs projektihallinnon asiantuntija kiteytti asian hyvin: Projektilla on aikaraja ja vastuuhenkilö. Tätä ajatusta jatkaen voi hyvin helposti määritellä myös oman työnsä, vaikka se ei olisi sidottu virallisiin projekteihin.

Näin pääsee alkuun. Seuraavaksi tulee eteen aiheen rajojen määrittely. Projektissa on niin paljon tekemistä. Tuntuu, että ei kannata ryhtyä työhön. Mutta ei kukaan meistä pysty ”tekemään projektia.”

Projektista tehdään osia.

Mikä auttaa minut alkuun tänään?

Mitä voin tehdä puolessa tunnissa?

Entä minuutissa?

Itse haluan kirjoittaa kirjan. Kuten varmaan jokainen. En kuitenkaan koe todennäköiseksi, että osaisin kirjoittaa Nobel-tason kertomusta.

Kirjoitan siis mahdollisimman huonon kirjan vuoden loppuun mennessä. Fake it ’til you make it – niin kliseiseltä kuin se kuulostaakin

Voinko tehdä jotain, mikä saisi minut eteenpäin päivittäin? Voin ainakin kirjoittaa joka päivä puoli tuntia. Julkaisemalla tekstin blogissa koen että olen velvoitettu julkaisemaan tekstin joka arkipäivä. Jos se ei nappaa, voin ainakin aukaista blogini minuutissa ja kirjoittaa lauseen.

Mistä kirjoitan? Kenelle kirjoitan?

Mielestäni helpointa on kirjoittaa tekstiä aiheesta, jonka on kokenut auttavan muita. Jos ei siitä ole kokemusta, niin ainakin voi kirjoittaa aiheesta, joka on auttanut itseä.

Pääasia on, että kirjoitan. Jos en haluaisi julkistaa blogiani, kirjoittaisin esimerkiksi 750 sanaa itselleni päivässä ihan vaan siksi että kirjoittaisin. Kun prosessi kirjoittamisesta jatkuu, taito paranee.

Vaikeinta on aloittaa. Kyllä minä tuohon pystyisin. Ylpeys tulee helposti kompastuskiveksi. Kannattaa aloittaa parin kuukauden projektilla. Ja vaikka parilla lauseella päivässä, jos 750 sanaa on liikaa. Se vie aina eteenpäin.

Sillä tärkeintä on aloittaa.

Miksi, miksi, miksi?

Oikeiden kysymysten kysyminen on kaiken A ja O. Tämän tiesi jo Albert Einstein: ”Jos minulle annettaisiin tunti aikaa ratkaista tehtävä ja panoksena olisi elämä tai kuolema, käyttäisin ensimmäiset 55 minuuttia oikean kysymyksen määrittelyyn, sillä kun tiedän oikean kysymyksen, voin ratkaista ongelman alle viidessä minuutissa.”

Epäilen kuitenkin vahvasti, että emme usein ehdi tai jaksa kysymysten määrittelyyn. Käytämme työaikamme rutiineihin kuten sähköposteihin ja tapaamisiin. (Suomalaista työelämää, työtapojamme ja työtabujamme on ansiokkaasti tutkinut etenkin 925 Design.)

Usein myös ratkaisut ovat liian kunnianhimoisia. Olin väsynyt pitäessäni esityksen Uppsalan yliopiston tutkijoille, joten päädyimme tarkemmin ajatellen aika hulppeaan ratkaisuun: laittamaan kalenteriin merkintä – keskeytyksetöntä työtä maanantaiaamuna 90 minuuttia.

Tässä kohtaa peli seis.

Miksi päädyimme tähän ratkaisuun? Koska emme kysyneet tarpeeksi monta kertaa miksi. Ratkaisun piti olla niin helppo, ettei sille voinut sanoa ei. Ratkaisumme ei ollut niin helppo. Tämä tosin antaa valmiudet analysoida ratkaisua tarkemmin.

Miksi en keskity maanantaiaamuna 90 minuutiksi tärkeään työhön ilman keskeytyksiä?

Oliko ongelma maanantaiaamu? Vai 90 minuuttia? Vai tärkeä työ, vai keskittyminen ilman keskeytyksiä?

Ehkäpä maanantaiaamu ei ollut paras aika.

Ehkäpä 90 minuuttia oli liikaa aikaa tärkeään työhön: Se on pitkä aika keskittyä ja ärsykkeet vetävät facebookiin.

Ehkäpä toimistokaan ei ollut paras paikka keskeytyksettömälle työlle.

Tuntuu siltä, että ärsykkeitä on liikaa ja että keskeytyksetön työ vaatii tiettyä rutiininomaista lähestymistapaa. Vedetään hihasta Pomodore-tekniikka. Ehkä tutkija haluaa myös itse päättää milloin tekee työnsä. Hyvä on, sen kun viettää sähköpostinsa kanssa tehokkaimman työaikansa – kunhan tekee yhden Pomodoren päivässä. Opetellaan tavaksi ensiksi tekniikka.

Onko Pomodore-tekniikan käyttö kerran päivässä niin helppoa, että sille ei voi sanoa ei?

Vaikuttaa siltä. Ainakin kun verrataan pelkkään kalenterimerkintään. Toivottavasti se on niin helppoa, että se on jatkossa automaattisesti tehtävien listalla ensimmäisenä.

Näin ajatellen ongelmasta kuoriutuu uusi ratkaisu. Helppoa kuin heinänteko. Vaikka varmasti ratkaisua joudutaan edelleen hiomaan. Vaikeinta tässä onkin juuri se, ettei kyse ole rakettitieteestä. Epäonnistuminen tuntuu häpeälliseltä ja ongelman analysointi turhauttaa.

Ongelma on, että koetamme ottaa liian ison palan kakkua. Tulee ähky. Sulatellaan se ja kokeillaan uudestaan pienemmällä palalla. Kakku kun oli kuitenkin hyvää.

Miten saisin työni tehdyksi: 3 kysymystä

Moni meistä kamppailee rötväilyn, viivyttelyn, lusmuilun ja töiden välttelyn kanssa. Rakkaalla lapsella on monta nimeä. Aikaa menee kissavideoihin ja facebookiin, kun projekti odottaa pöydällä tekijäänsä.

Miksi? Elämme edelleen teollistumisen aikakautta mitä tulee töiden suunnitteluun. Työt ovat kuitenkin nykyään monimutkaista, abstraktia ongelmanratkaisua liukuhihnan sijaan. Oletus on silti edelleen, että kahdeksassa tunnissa toimistolla pitäisi saada aikaan niin paljon kuin mahdollista. Sitten kun työ ei etenekään, tuntuu että olipas taas turha päivä.

Kuulostaako tutulta? Meidän täytyy muuttaa suhtautumistamme työhön. Ei ole kysymys tehokkaasta ajankäytöstä.

On kyse tehokkaasta energiankäytöstä.

1. Kahdeksan tuntia perustuu kykyymme tehdä fyysistä työtä ja viime vuosisadalla keksittyyn normiin. Oikeasti kykenemme keskittymään yhteen tehtävään kerrallaan 90 minuuttia esimerkiksi Pomodore-tekniikan avulla. Sitten tarvitsemme 20 minuuttia lepoa, ja taas mennään.  Tämä on monelle tuttua unisykleistä. Harva on kuitenkin tullut ajatelleeksi että samat syklit pätevät myös hereilläolotunteihin.

Voinko jakaa työni 90 minuutin sykleihin?

2. Kulutamme energiaa, kun teemme päätöksiä. Eräässä tutkimuksessa israelilaiset ehdonalaistuomiot olivat suoraan verrainnollisia tuomareiden energiatasoon: kun energiaa ei ollut jäljellä, ehdonalaistuomiota ei annettu. Tässä puhutaan kuukausista, jopa vuosista vankilassa, koska tuomarit eivät olleet tietoisia energiatasoistaan. On helpompaa olla tekemättä päätöksiä, sillä se ei polta energiaa. Yksi ratkaisu on siis vähentää päätöksien määrää. Jos esimerkiksi voit aloittaa työsi aamulla miettimättä miten aloitat, saat työsi tehdyksi.

Mitä teen huomenna/ensi viikolla?

3. Tehokasta päätöksentekoaikaa meillä on päivittäin noin neljä tuntia. Siis neljä tuntia. Kun energiaa on rajattu määrä, pitää päättää mikä on niin tärkeää, että se kannattaa tehdä ensin. Esimerkiksi sähköpostit kannattaa jättää myöhemmäksi kuin oma projekti. Tämä auttaa myös siksi, että yleensä töihin käyttää sen ajan mitä siihen on suunnitellut – vaikka vähemmälläkin saisit työsi tehdyksi.

Mitkä 1-3 tehtävää ovat tärkeimpiä ja kuuluvat päivän ensimmäisiin sykleihin?