tärkeysjärjestys

Maailman paras uraohje?

”Onnellinen ihminen tekee työnsä hyvin ja menestyy. ”

Näin ehdottaa Hyvejohtajuus-blogissa Ville Saarikalle.

Miten sitten olisin onnellinen?

Saarikalle viittaa Clayton Christensenin vastikään pitämään puheeseen. Marraskuisessa Thinkers 50 –gaalassa johtamisen huippuajattelijana palkittu Christensen vetosi ihmisiä tekemään hyvän vaihtokaupan.

”Jos sinun täytyy valita 10 tuntia viikossa enemmän urallesi tai 10 tuntia enemmän läheisille ihmissuhteille, valitse ihmissuhteet. Se on hyvä vaihtokauppa, kahdestakin syystä: Ensiksi, olet onnellisempi. Toiseksi, teet työsi paremmin. Ihmissuhteet ovat suurin onnellisuuden lähde ja niihin on kätkettynä siunaus. Se on hyvä vaihtokauppa.”

Jos siis menestynyt bisnesguru ja yrityshallinnon asiantuntija vetoaa näihin, moni parkiintunutkin ajattelija liikahtaa.

Mutta miksi tarvitaan Clayton Christensenin kaltainen kulttihahmo vääntämään kangistuneita kaavoja?

Uraudumme. Siis teemme jotain tiettyä asiaa paremmin ja paremmin. Jäämme kuitenkin uraan kiinni. Uraauurtavaa on myös monen auton ajaminen samaa tietä pitkin kunnes sadevesi  kerääntyy yhtä tiettyä rataa pitkin. Status quo on oikeiden asioiden tekemistä liian kauan.

Työn imuhan on hyvä asia. Ja niin ovat ihmissuhteetkin. Sitä vaan, että millä ne mittaisi?

Onnellinen on energinen. Siksi tästä kirjoitankin.

Oletko esimerkiksi kokeillut laittaa kalenteriisi aikaa illalla perheelle tai ystäville?

Itse huomaan helposti valuvani äärettömän kiinnostavien artikkelien lukemiseen, pakollisten laskujen makseluun ja jatkuvaan sähköpostiplärinään myös illalla. Pääsen näistä sinällään mielekkäistä ja pakollisista toimista eroon vain asettamalla kalenteriini aikaa ilman niitä.

Ja siitä ajasta se energiakin tulee. Sunnuntainen viiden tunnin brunssi on vaivan arvoinen.

Mainokset

Täydellinen työviikko on tärkeää työtä

On hyvä olla tehtävälista, jonka voi sitten vaikka jättää sivuun. Sen tehtävänä on rauhoittaa mieltä: ei ole tulipaloa sammutettavana vaan voi keskittyä tärkeämpiin asioihin. Mitä nämä tärkeämmät asiat sitten ovat?

Yhdysvaltain presidentti Eisenhower mainitaan usein urgent-important matrixin (kiireellinen-tärkeä-matriisi) . Tämä matriisi jakaa tärkeät ja kiireelliset tehtävät neljään kvartaaliin:

Eisenhower summasi matriisin osuvasti. ”Mikä on tärkeää on harvemmin kiireellistä ja mikä on kiireellistä on harvemmin tärkeää.” Eli vaikka jokin tehtävä olisikin kiireellinen, sen tärkeyttä kannattaa harkita.

Tunnistatko onko tehtävä tärkeä vai kiireellinen?

Tietenkin tässä tulee vastaan kysymys: mikä on tärkeää? Kirjoitin aiemmin tästä hyviä kysymyksiä. Jos esimerkiksi tiedät että voisit perua tapaamisen jos sattuisit sairastumaan, tapaaminen lienee vähemmän tärkeä.

Ja täytyy tunnustaa: itse harvemmin käytän tätä ajanhallinnan klassikkoa. Oikeastaan sen tärkein oppi on rajata itselleen aikaa tehdä ne tärkeät mutta kiireettömät tehtävät. Mielestäni asian voi tehdä yksinkertaisemmin.

Tehtävien tekemisen voi nähdä sijoittamisena.

Noudatan siksi Elizabeth Grace Saundersin ohjetta määritellä tehtävänsä kolmeen kategoriaan: sijoitus, neutraali ja optimointi.

Sijoitustehtävään aikaa ja energiaa panostamalla saat aikaan paremmat tulokset. Tämä voi olla viikon suunnitteluhetki tai stressittömän ajan viettäminen rakkaiden ihmisten kanssa.

Neutraalit tehtävät täytyy vain suorittaa. Vaikka käyttäisit niihin enemmän aikaa ja energiaa, tulokset pysyvät suunnilleen samoina. Projektitapaamiset ja salilla käynti kuuluvat neutraaleihin tehtäviin.

Optimoitavat tehtävät vievät aikasi, mutta kuluttamalla niihin aikaa ja energiaa johtaa yhtälaisiin tuloksiin. Optimoitavia tehtäviä ovat esimerkiksi laskujen läpikäynti ja kauppareissu.

Haluat viettää mahdollisimman paljon aikaa sijoitustehtävien parissa ja mahdollisimman vähän aikaa optimoitavien tehtävien parissa. Kysy siis itseltäsi tehtävää aloittaessasi:

Mikä on se tulos, jonka odotan saavani jos panostan tähän tehtävään?

Peter Drucker kirjoittaa kirjassaan Profession of management, että johtajan työ on ohjata työpanokset niihin mahdollisuuksiin, jotka tuottavat taloudellisesti merkittävät tulokset.  Ja kuitenkin hänen mukaansa johtajat usein keskittyvät ongelmiin mahdollisuuksien sijaan sekä alueille, joiden huoliteltukin tekeminen tuskin vaikuttaa lopputuloksiin.

Tämä on myös opiksi perfektionistille. Vähemmän kuin täydellinen ON täydellistä. Mieti vaikka hetki. Jos haluat parhaan mahdollisen tuloksen ja sinulla on käytettävissä vain rajallinen määrä aikaa ja energiaa, eikö silloin täydellinen tulos olekin valintojen tulos?

Jos luit maanantain tekstin täydellisestä työviikosta, olet ehkä alkanut pitää kirjaa tekemistäsi tehtävistä. Tämä kannattaa. Sijoittaja voi tarkastella vain merkkaamiaan sijoituksia – ja työntekijä merkkaamiaan tehtäviä.

Täydellisen työviikon tehtävälista

Tai tarkemmin älä tee –lista.

Robert Benchley loi oman keinonsa välttää viivyttely. Hän loi älä tee –listan. Benchleyn mukaan:

”Kuka tahansa voi tehdä minkä tahansa määrän työtä, kunhan se ei ole työtä jota hänen kuuluisi tehdä juuri sillä hetkellä.”

Tämä perustuu siihen että 95% ihmisistä viivyttelee silloin tällöin. 25 % meistä on kroonisiä vitkuttelijoita. Jos sinulla on 50 minuuttia aikaa, käy tekemässä testi itse. Oletko viivyttelijä? Minulla testi odottaa vielä tehtävälistalla vuoroaan. Voi olla, että vuoro jää tulematta – tiedän silti, että osaan kyllä tarvittaessa viivytellä.

Tiedätkö tunteen viimeisenä iltana ennen tenttiä, kun tulee tarve järjestellä arkistot tenttiin lukemisen sijaan?

Entä teitkö viivyttelytestin, vaikka loppuraportti odottaisi?

Silloin älä tee –lista todennäköisesti toimii sinulle.

Älä tee –lista onkin lista tehtäviä, joita sinulla on hoidettavana. Kuten arkiston järjestely. Laitat tehtävät listalle ja ne kamppailevat toistensa kanssa epämiellyttävyydestä.

Jos sinulla on tehtävälistalla tehtäviä, suoritatko sieltä mieluiten jotain vähemmän tärkeää?

Tehtävät kamppailevat toistensa kanssa epämiellyttävyydestä. Vähemmän epämiellyttävä tehtävä tulee tehdyksi.

Taktiikan huono puoli on, että se vaatii hieman itsepetosta: sinun tulee uskotella itsellesi että jokin asia mikä ei ole todellisuudessa tärkeä tai kiireellinen onkin itse asiassa tärkeä ja kiireellinen. Todennäköisesti olet tosin jo harjoitellut tätä taitoa, jos olet päättänyt että arkiston järjestely on tärkeämpää kuin tenttiin lukeminen.

Rakenna älä tee –lista näin:

1. Listan yläpäässä on ne kaikkein epämiellyttävimmät tehtävät. Keksi sinne uusia sellaisia jotka kuulostavat tärkeiltä (mutta eivät todellisuudessa ole) ja joiden kanssa tuntuu että niillä on jokin deadline (vaikka sitä ei ole).

2. Kirjaa sitten ylös muut tehtävät. Tehtäviä jotka oikeasti tahtoisit tehdä. Näin ne kamppailevat epämiellyttävyydessä listan yläpään mahdottomien tehtävien kanssa – ja tulevatkin yllättäen tehdyksi.

3. Listan loppupäässä tulee olla tehtäviä joilla ei ole periaatteessa mitään merkitystä, mutta olisi kiva jos ne olisi tehty. Esimerkiksi uusien verhojen ostaminen. Nämä väsyttävät todennäköisesti sinua itseäsikin, joten ne jäänevät tekemättä.

Tehtävälistan tarkoitus kun on kuitenkin muistaa asioita ja saada ne tehdyksi. On ihan sama, millä taktiikalla tämä onnistuu.  Joskus tarvitsee vain tuntea olevansa turvassa kun ei tarvitse pelätä jonkin tärkeän unohtuneen. Mennään huomenna perinteisempiin lähestymistapoihin.

Mitä tehdä tekosyille?

Kyllä me kaikki tiedämme, milloin keksimme tekosyitä.

On kuitenkin eri asia tunnistaa kun tekee sen. Ja tunnustaa se itselle. Tekosyiden tunnistaminen ja tunnustaminen on myös välttämätöntä. Muuten jatkaminen ei ole mahdollista.

On tärkeää huomata, että tätä tekevät muutkin. Kyllä muutkin sysäävät tärkeitä töitään ja tehtäviään pois alta kun nyt just ei jaksa.

Tehtävä saattaa pelottaa. Tekosyyt ovat siksi todella hyvä keino tunnistaa, miten tehtävässä pääsee eteenpäin. Yleensä tekosyitä keksitään, kun ei olla valmiita itse tehtävään.

Mitä viimeksi kerroit itsellesi, jotta sinun ei tarvitsisi tehdä tärkeää työtä?

Milloin sitten olet valmis? Kun pystyt tekemään tehtävän. Yksinkertaista.

Usein kysymys on liian laajasta tehtävästä. Kirjoita blogiteksti. Ensin tietenkin pitää määritellä, mitä haluan sanoa. Muuten päädyn surffaamaan uutisia ja blogikirjoituksia.

Se on minulle merkki: nyt yritän jotain, mihin en ole valmis.

Katso tekosyitä silmiin.

Mitä hittoa oikein välttelen?

Usein myös sanotaan, että ”ei ole aikaa.”On tietenkin totta, että aika on rajallista. Kuitenkin osa totuudesta on muualla. Aikaa on, olet vain päättänyt tehdä siinä ajassa jotain muuta.

Haluanko jatkaa?

Päätä että jatkat. Katso suunnitelmaa myöhemmin uudestaan, jos sitä täytyy muokata. On kyse tärkeysjärjestyksestä.

Keskitysleireiltä selviytynyt Viktor Frankl tunnetaan sanonnastaan: “Between stimulus and response there is a space. … In that space lies our growth and our freedom.” Suomeksi käännettynä ”ärsykkeen ja reaktion välissä on tila … tuo tila on se, missä piilee mahdollisuus kasvuun ja vapauteen.”

Stephen Covey kirjoittaa kirjassaan The 7 habits of highly efficient people samasta aiheesta. Hänen mukaansa ensimmäinen tapa on huomata, että päätös tekemisistäni on minun.

Joskus työ vain maistuu puulta. Vaikka olisit valmiina työhön, tehtävältä puuttuu merkitys.

Mennään siksi huomenna tarkemmin ison kiven määrittelyyn.

Proaktiivinen tila, eli miten teet päivän tärkeimmän tehtävän klo 10 mennessä

Jatketaan tänään tuottavuuden kolmen tilan toiseen vaiheeseen.

Jos reaktiivisessa tilassa vietetyn päivän jälkeen on olo ettei ole saanut mitään aikaiseksi, proaktiivisessa tilassa vietetyn päivän jälkeen tuntuu että olinpa tehokas. Tämä on ehkä suurin ero.

Ero johtuu siitä, että reaktiivisessa tilassa olet valmiina suorittamaan eteen tulevia tehtäviä. Olet tehokas.

Proaktiivisessa tilassa olet valmiina itse luomaan uutta. Seurauksena tunnet tietyn rauhan, sillä aika on sinua varten. Olet myös tehokas, mutta aivan eri tasolla.

Oletko havainnut nämä kaksi tilaa päivittäisessä työssäsi?

Kun tilat on havainnut, ollaan jo pitkällä. Tiedät mistä on kyse.

Jos et, tilojen tunnistamiseksi kannattaa miettiä miltä tällä hetkellä tuntuu. Omat tilat on hyvä tunnistaa. Kannattaa kokeilla esimerkiksi kerran päivässä kiinnittää huomio missä tilassa olet juuri sillä hetkellä. Sitä seuraa mitä mittaa.

On tosin vaikeaa sanoa, kuinka paljon juuri sinä teet saati voit tehdä reaktiivista ja proaktiivista työtä työpaikallasi.

Ensinnäkin, missä määrin olet sidottu olemaan fyysisesti työpaikallasi? Etätyötä tekemällä voi usein helpoiten raivata itselleen aikaa proaktiiviselle tilalle. Silloin ympäristö häiritsee vähemmän.

Miten fyysinen työpaikkasi rajoittaa proaktiivista tilaa?

Toisekseen, missä roolissa olet työpaikallasi? Ehkä johtajalta odotetaan enemmän reaktiivista aikaa työntekijöille kuin puhtaalta asiantuntijalta.

Mitä rajoja työtehtäväsi asettaa proaktiiviselle tilalle?

Kolmanneksi, mitä tapoja sinulla on työpäiväsi alussa? Sähköpostien ja sosiaalisen median kurkistus sysää usein reaktiiviseen kierteeseen. Ihan huomaamatta.

Ja siinähän sitten olet. Näitä sattuu myös allekirjoittaneelle. Silloin ei auta kuin tehdä se minkä tilaisuus sallii.

Mitä tapoja sinulla on työpäiväsi alussa?

Ennen kuin lähtee tavoittelemaan sitä kiehtovaa kuuta taivaalta tai uutta kihelmöivän jännittävää projektia, on hyvä tuntea tekniikat ja niiden asettamat rajat. Tässä tapauksessa siis tuottavuuden eri tilat. Nyt olemme käyneet läpi niiden perusteet: reaktiivisessa tilassa teet mitä sattuu ja proaktiivisessa tilassa teet mitä haluat.

Kirjoitin tämän blogitekstin maanantaina klo 10:30 mennessä (sillä blogitekstien otsikot ovat aina vähän huijausta). Se oli päivän tärkein tehtävä. Jatketaan huomenna tarkemmin päämäärähakuisella tilalla, eli miten saavutat tavoitteesi.