täydellinen työviikko

Täydellinen työviikko on tärkeää työtä

On hyvä olla tehtävälista, jonka voi sitten vaikka jättää sivuun. Sen tehtävänä on rauhoittaa mieltä: ei ole tulipaloa sammutettavana vaan voi keskittyä tärkeämpiin asioihin. Mitä nämä tärkeämmät asiat sitten ovat?

Yhdysvaltain presidentti Eisenhower mainitaan usein urgent-important matrixin (kiireellinen-tärkeä-matriisi) . Tämä matriisi jakaa tärkeät ja kiireelliset tehtävät neljään kvartaaliin:

Eisenhower summasi matriisin osuvasti. ”Mikä on tärkeää on harvemmin kiireellistä ja mikä on kiireellistä on harvemmin tärkeää.” Eli vaikka jokin tehtävä olisikin kiireellinen, sen tärkeyttä kannattaa harkita.

Tunnistatko onko tehtävä tärkeä vai kiireellinen?

Tietenkin tässä tulee vastaan kysymys: mikä on tärkeää? Kirjoitin aiemmin tästä hyviä kysymyksiä. Jos esimerkiksi tiedät että voisit perua tapaamisen jos sattuisit sairastumaan, tapaaminen lienee vähemmän tärkeä.

Ja täytyy tunnustaa: itse harvemmin käytän tätä ajanhallinnan klassikkoa. Oikeastaan sen tärkein oppi on rajata itselleen aikaa tehdä ne tärkeät mutta kiireettömät tehtävät. Mielestäni asian voi tehdä yksinkertaisemmin.

Tehtävien tekemisen voi nähdä sijoittamisena.

Noudatan siksi Elizabeth Grace Saundersin ohjetta määritellä tehtävänsä kolmeen kategoriaan: sijoitus, neutraali ja optimointi.

Sijoitustehtävään aikaa ja energiaa panostamalla saat aikaan paremmat tulokset. Tämä voi olla viikon suunnitteluhetki tai stressittömän ajan viettäminen rakkaiden ihmisten kanssa.

Neutraalit tehtävät täytyy vain suorittaa. Vaikka käyttäisit niihin enemmän aikaa ja energiaa, tulokset pysyvät suunnilleen samoina. Projektitapaamiset ja salilla käynti kuuluvat neutraaleihin tehtäviin.

Optimoitavat tehtävät vievät aikasi, mutta kuluttamalla niihin aikaa ja energiaa johtaa yhtälaisiin tuloksiin. Optimoitavia tehtäviä ovat esimerkiksi laskujen läpikäynti ja kauppareissu.

Haluat viettää mahdollisimman paljon aikaa sijoitustehtävien parissa ja mahdollisimman vähän aikaa optimoitavien tehtävien parissa. Kysy siis itseltäsi tehtävää aloittaessasi:

Mikä on se tulos, jonka odotan saavani jos panostan tähän tehtävään?

Peter Drucker kirjoittaa kirjassaan Profession of management, että johtajan työ on ohjata työpanokset niihin mahdollisuuksiin, jotka tuottavat taloudellisesti merkittävät tulokset.  Ja kuitenkin hänen mukaansa johtajat usein keskittyvät ongelmiin mahdollisuuksien sijaan sekä alueille, joiden huoliteltukin tekeminen tuskin vaikuttaa lopputuloksiin.

Tämä on myös opiksi perfektionistille. Vähemmän kuin täydellinen ON täydellistä. Mieti vaikka hetki. Jos haluat parhaan mahdollisen tuloksen ja sinulla on käytettävissä vain rajallinen määrä aikaa ja energiaa, eikö silloin täydellinen tulos olekin valintojen tulos?

Jos luit maanantain tekstin täydellisestä työviikosta, olet ehkä alkanut pitää kirjaa tekemistäsi tehtävistä. Tämä kannattaa. Sijoittaja voi tarkastella vain merkkaamiaan sijoituksia – ja työntekijä merkkaamiaan tehtäviä.

Mainokset

Mikä on tärkeää muuttaa juuri nyt?

Tee muutos johonkin tällä hetkellä tärkeään asiaan.

Oli se sitten tärkeiden tehtävien tekeminen, häiriöiden välttäminen tai liikojen tapaamisten peruminen kiireen välttämiseksi, päätä tehdä jotain yhdelle tietylle asialle.

Huomaathan, että nämä ovat kategorioita: määrittele siis jokin mielellään päivittäin toistuva asia, johon voit vaikuttaa. Suomalainen 925 Design listaa näitä ison nipun.

Voit joko elää asian kanssa, hankkiutua siitä eroon tai tehdä sille jotain. Jos olet todella kiireinen, olet todennäköisesti opetellut elämään asioiden kanssa. Kannattaa siis päättää hankkiutua jostain eroon tai tehdä asialle jotain. Niin itsestäänselvältä kuin se kuulostaakin.

Tai kuten tyyneysrukoudessa pyydetään: tyyneyttä hyväksyä asiat, joita en voi muuttaa, rohkeutta muuttaa ne jotka voin ja viisautta erottaa nämä kaksi toisistaan.

Turha lähteä tuulimyllyjä vastaan taistelemaan. Aloita jollain, missä tiedät onnistuvasi. Muuten on helppo turhautua.

Ja valitse vain yksi tapa: useaa tapaa muokatessa tahdonvoima tahtoo loppua.

Tiesitkö, että keskimäärin uuden tavan opetteluun menee 66 päivää?

Tapa tarkoittaa, että teet jotain toistuvaa edes sitä ajattelemattasi. Toisin sanoen automaattista reaktiota tiettyyn ärsykkeeseen. Peset hampaat kun menet nukkumaan (ärsyke: kellonaika). Noudat kupin kahvia kun menet työpaikalle (ärsyke: paikka). Avaat sähköpostit ja facebookin kun pääset koneelle (ärsyke: tietokone).

Täydellisessä työviikossa on kyse jatkuvasta parantamisesta. Tarkemmin sanottuna kyse on tapojesi tietoisesta muokkaamisesta.

Kun olet valinnut tietyn tavan, voit laittaa kalenteriisi kahden kuukauden päähän tapahtuman: onnittelut! Olet oppinut uuden tavan.  Jos se helpottaa, voit tietenkin laittaa kalenteriisi myös päivittäiset muistutukset.

Viikon teema: täydellinen työviikko

(Urheilua vierastaville varoitus: aloitan urheiluvertauksella.)

Jääkiekon Liigassa Oulun Kärpät ovat tällä hetkellä ylivoimainen ykkönen. Joukkue venyi juuri ennätykselliseen 17 ottelun tappiottomaan putkeen.

Joukkueen valmentaja Lauri Marjamäen mukaan kyse on  siitä, että tehdään kaikki niin hyvin kuin vain voi.

”On se sitten harjoittelua, ravintoa tai lepoa, niin tehdään ne tiptop, niin ei tarvitse kauden tai uran jälkeen selitellä baaritiskeillä, että sen ja sen takia minusta ei tullut pelaajaa.”

Marjamäki on esimerkiksi vaihtanut joukkueen matkat lennoiksi,  uudistanut pelaajien ruokavaliot ja muuttanut jopa pukukopin järjestyksen.

Mitä jos tehtäisiin niin kuin Lauri Marjamäki tekee?

(Urheilua vierastaville: tähän loppuu urheiluvertaus.)

Mitä jos tehtäisiin sinulle täydellinen työviikko?

No, miten?

Ensin täytyy tietenkin määritellä, mikä on sinulle täydellinen työviikko. Sanotaan että jos päämäärä on tuntematon, on ihan sama minne menet.

1. Päätä viikon iso kivi.

Viikon iso kivi on rajattu tehtävä, joka vie sinua eteenpäin kohti suurempaa päämäärääsi.

On helppoa tehdä täydellinen työviikko, kun asettaa riman mahdollisimman matalalle. Täydellinen on täysin subjektiivinen sana.

Jos päätät vain päivän tärkeimmät tehtävät, työstä tulee helposti tulipalojen sammuttelua. Päivässä voi tapahtua mitä vain. Tärkeämpää kuin päivän tärkein tehtävä on viikon iso kivi.

On kuitenkin vaikeaa muuttaa mitään, jos lähtökohta on tuntematon.

Tiedätkö, mitä teit viime viikolla?

2. Tarkkaile, miten käytät aikasi.

Käytä kalenteriasi ja tee sinne merkinnät: miten olet käyttänyt aikasi. Vaihtoehtoisesti voit käyttää Pomodore-tekniikkaa, jonne listaat mitä teet viikon puolituntisten aikana.

Voit esimerkiksi tarkkailla, käytätkö aikasi proaktiivisesti vai reaktiivisesti: keskitytkö työhösi vai teetkö mitä eteen sattuu tulemaan?

2. B) Tarkkaile, miten käytät aikasi aamupäivisin/rajattuna ajankohtana.

Jos koko päivä on liikaa, tarkkaile aamupäivää. Aamupäivä on tuottavuutesi kannalta tärkein. Pieninkin päätöksenteko vie tahdonvoimaa ja tahdonvoima on rajattu resurssi. Siksi kannattaa keskittyä päivän tärkeimpään aikaan. Aamupäivään.

Voit myös päättää tarkkailla ajankäyttöäsi muuna rajattuna ajankohtana. Ihan sama. Kunhan tarkkailet. Muuten on turha miettiä olisitko voinut käyttää aikasi paremmin. Tiedät itse parhaiten, mikä sinulle sopii parhaiten.

3. Varaa itsellesi aikaa miettiä, miten parantaa edellisestä viikosta.

Esimerkiksi tunti perjantai-iltapäivällä on hyvä aika aloittaa. Näin pystyt rauhoittumaan viikonloppua ajatellen.

Tässä kysymyksiä, jotka saattavat sinut alkuun.

Mitkä 20% tehtävistä tuotti 80% tuloksista? Voinko tuplata niiden määrän?

Nautinko tehtävistä? Jos en, voinko päästä niistä jotenkin eroon?

Milloin törmäsin niihin 20% häiriötekijöistä, jotka aiheuttivat 80% häiriöistä? Miksi?

Miten voisin käyttää vähemmän aikaa turhaan matkustamiseen?

Mennään huomenna tarkemmin muutoksiin (jos on kiire, suomalainen 925 Design on kasannut nipun hyviä tapoja). Tärkeintä on, että tiedät miten käytät aikasi.