tehokkuus

Mitä täydempi työpäivä, sitä tehokkaampi olet

Tämä on myytti.

Onko tuttavapiirissäsi ketään, jonka kalenteri on täynnä tapaamisia ilman taukoja välissä?

Kysymys alleviivaa miten asiasta ajattelemme. Kun kalenteri on täynnä, aika tulee käytettyä hyvin. Vältät hukkakäynnin.

Kuitenkin kaiken järjen mukaan  ilman taukoja teemme enemmän virheitä, meille jää vähemmän aikaa kehittää työtämme ja yksinkertaisesti uuvumme.

Ja silti varaamme kalenterin täyteen. Suomalaisilla on keskimäärin 13 minuuttia palautumista työpäivässä. Firstbeatin Jaakko Kotisaari kuvailee asian näin:

”Heikosti palautuneessa tilassa puuttuu usein hallinnan tunne omaan tekemiseen. Mielessä pyörii paljon asioita, mutta niiden valmiiksi saattaminen tuntuu hankalalta.”

HBR:ssä julkaistun artikkelin mukaan jenkit tekevät 10% vähemmän tunteja töitä kuin ennen finanssikriisiä 2007, mutta tuottavat saman määrän tuotteita ja palveluita.

Jenkit tosin myös nukkuvat keskimäärin 6½ tuntia yössä. Kun minä nukun näin vähän, olen ihan kohmeessa. Yli 50 tunnin työviikot ovat peruskauraa, vaikka tällöin ihmiset nukkuvat vähemmän, harrastavat vähemmän liikuntaa, ovat tyytymättömämpiä työhönsä ja tekevät huonompaa työtä. Tiedämme, että monilla työpaikoilla on pelon ilmapiiri. Hyvä vaan että on edes työpaikka.

Artikkelin kirjoittanut Tony Schwartz vetää The Energy Projectia, jonka tavoitteena on energisoida ihmisiä.  Hän on työssään huomannut, että mitä enemmän tunteja päivässä kuluu työhön, sitä vähemmän työtä tulee aikaiseksi tuntia kohti. Marginaalituotto tuntia kohtaan pienenee, kun teet enemmän työtunteja. Ihmisistä tulee samanaikaisesti eristäytyneempiä ja etäisempiä.

Pankkikriisi olisi vältetty, jos ihmiset olisivat tehneet työnsä tarkemmin – pitkät työtunnit johtavat väistämättä nopeiden tulosten tavoitteluun vastuun välttelyn kustannuksella.

Kuulostaako tutulta?

Mitä asialle siis voisi tehdä?

Tarkkaile tuloksia työhön laitettujen tuntien sijaan.

Mieti hetki. Jos mittaat työhösi laittamia tunteja, haluat niitä lisää. Niin olet tehokas. Jos mittaat työsi tuottamaa tulosta, haluat lisää tulosta.

Tässä kohti kannattaa myös laittaa jäitä hattuun. On tärkeää huomata, miten tarkkailet tuloksia.

Haluatko enemmän tuloksia vai parempia tuloksia?

Kannattaa mitata siis työn tulosten laatua. Vaikeinta tässä on luoda mittaristo, jos työpaikaltasi sellainen puuttuu. Siksi tarvitset asiakkaan perspektiivin.

Tärkeintähän työssäsi on tuottaa arvoa asiakkaallesi. Jos olet luokanopettaja, asiakkaasi on oppilas. Jos olet hallintotehtävissä, asiakkaasi on se jonka asioita hoidat.

Siksi sen sijaan että miten tekisit eniten töitä kysyisin:

Miten luot eniten arvoa asiakkaallesi?

Voi olla, että vastaus on tehdä vähemmän työtä. Näin ainakin kotiäidin tapauksessa, kun asiakas on oma lapsi. Asiakaspalvelijan on todennäköisesti hyvä olla hyvin levännyt – muuten asiakas saattaa jäädä palvelematta hyvin. (Miksi ihmeessä kaupan kassat ovat samalla kassalla vuorossa tuntitolkulla?)

Mainokset

Viikon teema: Mikä on tärkeää?

Olen tähän mennessä kirjoittanut aloittamisesta. Pohdin hetken tämän viikon teemaa ja päädyin ottamaan selvää, mikä on tärkeää. Tuottavuuteen tarvitaan päätöksiä, ja usein on vaikeaa päättää mikä on tärkeää.

Otetaan ensin selville mitä sana tärkeä oikeastaan tarkoittaa.

The free dictionary ehdottaa vapaasti suomentaen seuraavaa määritelmää: jokin, mikä vaikuttaa vahvasti tilanteiden muotoutumiseen tai asioiden luonteeseen; merkittävää: tärkeä viesti jonka täytyy päästä läpi; läheiset ystävät jotka ovat tärkeitä minulle.

Tuottavuudessa on perinteisesti oletettu tärkeäksi, että asiat tehdään tehokkaasti. Yrityksen vetäjä katsoo tuottavuutta maksetun palkan ja myytyjen tuotteiden/palveluiden suhdelukuna. Myös yksilö näkee asian usein samoin. Panoksena on tosin maksetun palkan sijaan tehdyt työtunnit.

Usein ajattelemme että jos ihminen on kiireinen, hän on varmasti tärkeä. Samassa ajassa enemmän tuloksia. Tämä on tietenkin yleisesti tunnettu harha-ajatus, mutta myytti tuntuu jostain syystä kestävän. Syy lienee oletuksemme työn ja elämän luonteesta: olemme suorituskeskeisiä.

Kuuletko jo kutsuhuudon seuraavaan palaveriin? Teen, siis olen. Pata kattilaa soimaa: Kirjoitan paljon tekemisen tärkeydestä.

Haluan siksi nostaa esiin keskeisen asian tekemisestä: tärkeys ja tehokkuus ovat eri asioita. Vapaasti kääntäen tehokkuus (efficiency) on toimimista, joka tuottaa suoran seurauksen. – Toimiminen tai tuottaminen tehokkaasti minimaalisella tuhlauksella, kustannuksilla tai turhalla vaivalla.

Jos oletamme, että tehokkuus on tärkeintä, menemme vipuun. Päädymme tehokkuuden paradoksiin. Emme saa enää mitään tehtyä, kun ei vaan jaksa. Kalenteri on täynnä, mutta mitään ei synny. Aika pitäisi olla kaikin puolin optimoitu, mutta ihminen ei sittenkään toimi kuin kone.

Siksi pitää kysyä mikä on tärkeää, ei tehokasta – tai englanniksi effective, ei efficient.

Semantiikka (eli oppi siitä, mitä sanoilla tarkoitetaan) on tärkeää, sillä se saa ajattelemaan ja kyseenalaistamaan rapistuneita oletuksia.