työpäivän suunnittelu

Iltapäivisin teet surkeita päätöksiä

Oletko koskaan huomoinut, milloin pystyt tekemään parhaat päätöksesi?

Syytä olisi. Kykymme vaihtelee päivänajasta riippuen. Kun tiedät omat energiatasosi, pystyt suunnittelemaan työpäiväsi niiden mukaan.

Ensimmäinen ja tärkein vinkki on välttää päätöksentekoa iltapäivisin.

Energiasi on silloin kortilla. Riippuen minkälaisia päätöksiä teet, seuraukset voivat olla nihkeät. Esimerkiksi kausisuunnitelmastasi tulee juuri sen näköinen kuin miltä sinusta sitä tehdessä tuntuu.

Seuraukset voivat myös olla katastrofaaliset.

Jos toimit esimerkiksi tuomarina ja teet päätöksiä vankien anomista vapautuksista ehdonalaiseen, päätät toisten ihmisten tulevaisuudesta. Sinun päätöksestäsi riippuu silloin viettääkö vapautuksen anoja seuraavat kuukaudet tai jopa vuodet vankilassa vai sen ulkopuolella.

Ja siltikin olet ihminen, joka tekee virheitä. Kyllähän me kaikki sen tiedämme, että se on ihan luonnollista. Ja silti sitä harvemmin tulee ajatelleeksi, että kellonaika voi suoraan vaikuttaa virheiden määrään.

Etenkin jos on kyse jostain niin autoritäärisestä toimijasta kuin tuomari. Tai johtaja. Tai virkamies. Toimimmehan rationaalisesti?

Tästä on tehty tutkimus Israelissa.  Kun israelilaiset tuomarit tekivät päätöksiä aamulla, he pystyivät toimimaan harkitusti. Iltapäivällä – vähemmän harkitusti. Silloin kun energia on palamassa loppuun, jättää mieluiten tekemättä mitään päätöksiä.

Ja näin siis vapautuksesi ehdonalaiseen riippuu kellonajasta jolloin tuomio annetaan. Toivoa sopii, että sinä olet jonossa ensimäisenä aamulla.

Tutkimus tehtiin vuonna 2011. Sama käytäntö lienee voimassa edelleen. Jos Israelissa on jotain muutettu niin Suomessa kyllä pyörivät samat rattaat.

Miksi sitten teemme iltapäivisin huonompia ratkaisuja kuin aamulla?

Aamulla on jäljellä energiaa. Teemme päätöksiä energialla.

Jokainen päätös vie energiaa.

Mitä söisin aamiaiseksi? Mitä pukisin päälleni?

Kun päätöksiä tulee tehtyä aamulla, iltapäivällä on helpompi sluibailla. Tai paremminkin vaikeampi olla ryhdikäs. Iltapäivällä muun muassa valehtelemme ja olemme epärehellisiä 50% useammin kuin aamulla. Mitä rehellisempi olet parhaimmillasi, sitä suuremman pudotuksen iltapäivä tuo.

Siksi teet huonoja päätöksiä iltapäivällä.

Mitä voin tehdä asian eteen?

Voit esimerkiksi vähentää päätösten määrää aamuisin. Pakkaa laukkusi illalla. Päätä mitä puet päällesi ja mitä syöt. Tee näistä tapa.

Uuden tavan oppiminen vie keskimäärin 66 päivää.

Mainokset

Ajanhallinta on myytti

Ajanhallinnasta on varmaan satojatuhansia kirjoja ja opuksia. Näin hallitset aikaasi.

Ajanhallinta kuitenkin olettaa, että jokainen tekemämme minuutti on samanarvoinen tuottavuudeltaan. Tämä on tietenkin harhaoletus. Ongelma on että se lymyää kaavioissamme kun mittaamme ihmisten työn tuottavuutta.

Sitten ihmetellään, kun ollaan väsyneitä ja työn tuloksetkin ovat kehnot.

Ajanhallinnan sijaan pitäisi puhua energianhallinnasta. Ihmisellä on vain tietty määrä energiaa, ja energiaa voi hallita – toisin kuin aikaa. Niin kuin Annu Nieminen-Pietinalho kirjoittaa, aika on vain osa yhtälöä.

Ensinnäkin aikaa on turhaa odottaa lisää. Energian kanssa asia on toisin. Suomalainen Laturi-yritys on kehittänyt tätä varten energiatestin. Energiatestissä havainnollistetaan yksilön tämän hetken energiataso. Se on muutettavissa.

Tarkemmin sanottuna meidän tulisi mitata tahdonvoimaamme. Päätöksenteko vaatii tahdonvoimaa, ja tahdonvoimamme on rajallinen resurssi. Frank Martela kirjoittaa, miten hän sai tahdonvoimansa venymään niin pitkälle, että hänen oli mahdollista juosta maraton paljain jaloin. Ajan mittaamisen sijaan hän keskittyi energiaansa.

Huomaatko päivän edetessä että jaksat tehdä vähemmän ja vähemmän päätöksiä?

Päivä kannattaa suunnitella siten, että tärkeisiin asioihin jää enemmän energiaa. Vaikka sinulla olisi aikaa iltapäivällä, usein tekee ennemmin mieli ottaa nokoset. Olen jo aiemmin kirjoittanut siitä, miten Israelissa tehty tutkimus ehdonalaistuomarien myönteisistä päätöksistä riippui aivan käsittämättömässä määrin heidän energiatasostaan.  Vankilatuomiota kärsivien vankien kannatti siis toivoa hyvää arpatuuria: aamulla jopa kolme neljästä ehdonalaista hakenut saisi vapautuksen ehdonalaiseen, kun taas ennen lounasta vapautusten määrä oli tasan nolla.

Siis mieti: Raja vapauden ja vankilan välillä kulki tasan sen mukaan, oliko tuomareilla jäljellä tahdonvoimaa tehdä päätöksiä.

Huomaatko pystyväsi keskittymään tiettyyn tehtävään rajallisen ajan?

Tämä on ainoa kohta, jossa ajalla on merkitystä. Tutkimus osoittaa, että pystymme tekemään töitä – käyttämään energiaamme – 90 minuutin pätkissä. Sitten tarvitsemme keskimäärin 20 minuuttia lepoa. Aivojesi on huomattavasti helpompi keskittyä, kun ne tietävät että lepoa on tulossa – suunnittele siis lepotauko työpuristuksen jälkeen. Ja tämä työ on keskittymistä vaativaa työtä. Kuten eilen kirjoitin, multitasking kannattaa jättää iltapäivälle kun olet jo muutenkin väsynyt.

Ja silti Suomessa työpäivään mahtuu keskimäärin 13 minuuttia palautumista.

Olemme ihan hukassa.

Onneksi 925 Design suunnittelee parempaa työviikkoa nine-to-five-mentaliteetin sijaan. Muitakin edelläkävijöitä on. Ja sinä voit tämän luettuasi tehdä vaikka mitä työpaikkasi tuottavuudelle.