ympäristö

Jaottele tehtävät sen mukaan, missä voit tehdä ne

Eilen näytin, miten voit muokata ympäristöäsi sopivaksi tiettyyn tarkoitukseen. Ympäristö on meille valtavan suuri ärsyke.

Tänään kirjoitan ympäristön hyödyntämisestä vielä eilistä tarkemmin.  Toisin sanoen:

Voitko jaotella tehtäväsi sen mukaan, missä ne voi suorittaa?

Lauri Järvilehto kirjoittaa kirjassaan Tee itsestäsi mestariajattelija tehtävien lajittelusta sen mukaan, missä ne voi suorittaa. Ympäristö rajautuu usein käytössä olevien apuvälineiden mukaan.

Tarvitsetko tehtävään tietokonetta? Nettiä? Kännykkää?

Jos sinulla on tehtäviä, joihin tarvitset vain kännykkää, suunnittele tekeväsi ne esimerkiksi työmatkallasi. Soita tarvittavat puhelut ja tarkasta sähköpostisi, jos sinulla on siihen mahdollisuus. Tee muistiinpanoja mieleesi juolahtavista asioista.

Jos tarvitset tietokonetta mutta et nettiä, suunnittele tekeväsi töitä ilman nettiä esimerkiksi Stayfocusd-sovelluksen avulla.  Ilman nettiä työskentely on vapauttavaa – ja työpaikkasi kyseenalaistajille voit vaikka kertoa puolitotuuden, että netti ei juuri nyt toimi. Aluksi – jotta tiedät miten netitön työ toimii. Pidemmän päälle kannattaa ehkä sopia, että sinulla on netitön aika. Jos se toimii sinulle.

Jos joku haluaa lukea kirjaa mutta se jotenkin aina jää, suosittelen lukemaan lentokoneessa. Siellä kynnys läppärin ja kännykän käyttöön on suurempi kuin muualla. Kun on kerran suorittanut haluamansa tehtävän tietyssä ympäristössä, siitä alkaa harjaantua reaktio. Haasteeksi jää siirtää suorittaminen muualla.

Tehtävien jakaminen ympäristön mukaan toimii myös pienemmässä mittakaavassa: BJ Fogg selailee sähköpostinsa läppäriltään ja tekee varsinaisen fokustyönsä pöytäkoneella. Itselläni on tapana siirtää läppäri tiettyyn paikkaan olohuoneessani riippuen siitä, kirjoitanko vai käynkö läpi sähköposteja. Mahdollisuudet ovat rajattomat.

Kuten näet, jakamalla työtehtäviäsi ympäristön mukaan pystyt muokkaamaan työsi sisältöä. Se voi olla yllättävää. Aluksi kannattaa aloittaa jollakin niin helpolla, että se onnistuu varmasti, että siitä tulee tapa ja että innostus säilyy.

Lopulta huomaat, että sinulle on kehittynyt polvisätkyreaktio tiettyyn paikkaan mennessäsi. Joillakin se on sähköpostien tarkistus ensimmäisenä asiana työpaikalle saapuessa.

Muuta itsesi muuttamalla paikkaa

Onko sinulla paikkaa, jossa ei ole kiire? Paikkaa, jossa voit opetella uusia asioita?

Minulle tällainen paikka oli Uppsala, jossa vietin lokakuun vailla varsinaista tekemistä. Opettelin uudet päivittäiset rutiinit ja aloitin blogin.

Tiedän, että minulle on vaikeaa opetella uusia tapoja kotonani. Ärsykkeet ja vanhat tavat ohjaavat käyttäytymistäni ja ajatteluani. Kun huomaan että on tylsää, siirryn koneelle ja nettiin selailemaan artikkeleja.

Pystyn kuitenkin opettelemaan uudet tavat muualla ja siirtämään ne tuttuun ympäristöön. Uppsalasta palatessa aamupala vaihtui pysyvästi puuroksi satunnaisen makean sijaan ja jatkan edelleen aamuttaista lihaskuntohetkeäni. Muutos vaati tahdonvoimaa, ja tiedän että minun kannattaa viilata näitä tapoja hyvin hienokseltaan. Vaikka tulisi vastaan jokin hieno idea. Näin tavat säilyttävät rutiininomaisuutensa.

Oletko oppinut jonkin hienon uuden tavan esimerkiksi matkoilla ja unohtanut sen kun olet palannut kotiisi?

Kun tiedämme missä ja milloin suoritamme tietyn asian – kuten aamulenkin – on 2-3 kertaa todennäköisempää että tosiaan suoritamme sen kuin jos luotamme vain motivaatioomme.  Tästä minulla on hyvä oman elämäni esimerkki.

Olen jo pitkään merkinnyt kalenteriini sunnuntaisin mietintähetken nimellä 20/80 eli täydellinen työviikko. 20/80 viittaa Pareton periaatteeseen, jonka mukaan 20% tekemisistä tuottaa 80% tuloksista. Tuumin siis, mitä tekemistä minun kannattaa lisätä ja johon keskittyä. (Kirjoittamista.) Sitten mietin, mikä 20% tekemisistäni aiheuttaa 80% päänvaivoistani. Huomasin jokin vuosi sitten, että paikasta toiseen matkustelu vei minulta päivittäin aikaa jopa kaksi tuntia. Halusin siis vähentää sitä tai käyttää sen hyödykseni.

Halusin täydellisellä työviikolla muistuttaa itseäni siitä, että vain itse voin päättää kuinka onnistunut työviikkoni lopulta on.

Tai näin ainakin teoriassa. Jätin tehtävän kuitenkin hyvin vähälle huomiolle. Vilkaisin sen läpi.

Sitten kuulin ystäväni pitävän joka perjantai tunnin palaverin itsensä kanssa. Häntä ei saisi keskeyttää. Päätin kävellä perjantaiaamuisin kirjastolle tekemään saman asian.

Heti rupesi sujumaan. Sain myös hyvää mietintäaikaa, sillä kävellessä ajatukset soljuvat. Kaupungin melun keskeyttäessä ajatukset kuuntelen vaihtoehtoisesti audiokirjaa.

Ero entiseen oli, että nyt olin päättänyt missä ja milloin käytännössä suoritan tehtävän. Ajattelin teon mielessäni läpi. Se on mahdollista ja se on minulle hyväksi. Siis teen sen.

Missä ja milloin vietät viikottaisen tunnin suunnitteluhetkesi?

Tehtävä voi olla muu kuin suunnitteluhetki ja se voi kestää vähemmän tai kauemmin (suosittelen 90 minuutin syklejä).

On oikeastaan ihan sama mikä tehtävä on. Kunhan teet tekniikasta itsellesi tavan. Suunnitteluhetki on siitä hyvä esimerkki, että se mahdollistaa itsensä havainnoinnin.

Muokkaatko virtuaaliympäristöäsi?

Jos satuit lukemaan eilisen tekstin, muokkasitko virtuaaliympäristöäsi sen mukaisesti?

Uskoisin, että monella on samankaltaisia ongelmia.

Ratkaisut voivat olla erilaisia.

Kuitenkin tärkeintä on tunnustella ratkaisuja ongelmiin, kun ne on havainnut.

Eli muokkasitko virtuaaliympäristöäsi, kun tunnistit ongelmat?

Tämä on tärkeää. Hyvin harvoin blogitekstejä tulee luettua uudelleen. Siksi kysyn vain tämän tänään.

Jos et tehnyt virtuaaliympäristöllesi mitään, oliko syynä ajanpuute tai muu vastaava vai että virtuaaliympäristösi toimii sujuvasti kuin junan vessa?

Jos virtuaaliympäristösi toimii sujuvasti, hyvä.

Jos ei, kirjoitan huomenna miten luoda tila jossa on aikaa muokata tapojaan.

Miten muokkaan virtuaaliympäristöäni

Huomaan, että usein yrittäessäni kirjottaa blogitekstin ensimmäiseksi aamulla menenkin selailemaan nettiä.

Vaikka oikeasti haluaisin kirjoittaa sen blogitekstin.

Ongelma on varmasti monelle tuttu, vaikka ehkä eri muodossa. Sitä menee surffailemaan ja facebookiin vaikka raportti odottaa tekijäänsä tai deadline pukkaa päälle. Voi olla, että joku katsoo kissavideoita.

Haemme nopeaa tyydytystä.

Blogitekstiä tai raporttia kirjoittamalla se on vaikeaa saada. Siihen liittyy niin paljon päätöksiä. Mistä aiheesta kirjoitan? Mitä resursseja käytän? Mikä on tekstin rakenne? Päätösten määrä pitääkin minimoida. Tehdä aloittaminen niin helpoksi, ettei sille voi sanoa ei. Tämä on yhtälön yksi puoli.

Toinen puoli kolikkoa on ympäristö, ja tässä tekstissä tarkemmin virtuaaliympäristö. Menen selailemaan nettiin kun haluaisin oikeasti kirjoittaa blogitekstiä. Vaikka sen aloittaminen olisi kuin helppoa tahansa, kiusaus nettiin on olemassa.

Voinko jotenkin muokata virtuaaliympäristöäni?

Uskoakseni kyllä. Olisiko minun esimerkiksi mahdollista kirjoittaa ilman nettiä? Kyllä. Toisaalta minun pitäisi hakea netistä hyvää materiaalia josta kirjoittaa.

Voinko käydä netissä hakemassa materiaalia edellisenä päivänä?

Kyllä. Kotona ratkaisuksi kelpaa esimerkiksi reitittimen sulkeminen. Voi tosin olla, että puoliso kokisi vieroitusoireita sähköpostistaan. Yksi ratkaisu on neuvotella tietty kellonaika netittömäksi. Tämä ratkaisu toimii kuitenkin vain kotona.

Mennään siis ensin yleispätevän mallin kautta. On mahdollista sulkea nettinsä tiettyyn kellonaikaan tai rajoittaa sivustojensa käyttöä erillisillä ohjelmilla.

Käytän (ilmaista) Stayfocusd-laajennusta Chrome-selaimessani rajoittamaan sähköpostini, uutissivustojen ja sosiaalisen median käyttöä. Päivittäinen annokseni on puoli tuntia. (Leechblock on vastaava laajennus Firefoxille.)

Sähköposteja voi joskus olla enemmänkin. Silloin käyn niitä läpi sähköpostipelillä eli emailgamella. Kuten nimikin sanoo, se tekee sähköpostista pelin. Lukiessasi sähköpostia sivun yläreunassa pyörii ajastin ja lopussa ynnätään käytetty aika.

Lisäksi sähköposteihin kannattaa soveltaa selviä sääntöjä. Sähköpostit kannattaa suodattaa. Sähköpostissa kuluu aikaa, jos sinne jää kuluttamaan tietoa. Kategorisoi siis paksut sähköpostit erilliseksi lukemiseksi.

Ja loppujen lopuksi vanha kunnon tomaatti pelastaa usein. Pomodore-tekniikalla rajaat tehtävään käytettävissä olevan ajan 25 minuuttiin. Se auttaa ymmärtämään ajan rajallisuuden, jolloin teet päämäärähakuista työtä.

Tuliko tässä paljon uusia temppuja? Kannattaa silloin soveltaa sääntöä, että otat vain sen mitä voit hyödyntää juuri nyt.

Mitä tekniikkaa voin hyödyntää juuri nyt?

Pääasia on, että havaitessasi ongelman alat tunnustella sen ratkaisua.

Viikon teema: sinä olet sinun ympäristösi

Kun käyn vanhemmillani, muutun toiseksi ihmiseksi.

Kun vietin  lokakuun Uppsalassa, toimin lopulta täysin luomieni rutiinien mukaan. Hyvässä ja pahassa.

Kun tulen takaisin kotiini matkoilta, rutiinit joutuvat koetukselle. Olen tietty ihminen kun olen kotonani, ja muutokset koti-minuun vaativat aikaa ja vaivaa. Kuulostaako tutulta?

Oletko huomannut muuttuvasi ympäristöstäsi riippuen?

Tarkoitan ympäristöllä sekä fyysistä että sosiaalista ympäristöä. Myös fyysinen ympäristö muokkautuu sosiaalisten kontaktien mukaan. Luomme merkityksiä ympäristöille sen mukaan, miten niitä käytämme ja mitä sosiaalisia kontakteja niissä on ollut. Puhtaasti sosiaalinen ympäristö on myös tärkeä: olet niiden viiden ihmisen keskiarvo, joiden kanssa vietät eniten aikaa

Ympäristö siis muokkaa meitä ja tapojamme. BJ Foggin mukaan tapoja voi muuttaa kahdella tavalla (paremman sanan puutteessa): tekemällä muutoksesta niin helpon että sille ei voi sanoa ei tai muuttamalla ympäristöään.

Jos käyt töissä avokonttorissa, tiedät mikä vaikutus ympäristöllä on työsi tuottavuuteen. Äänen lisäksi vertaispaine on usein kovalla tasolla. Koet ehkä, että pitäisi olla aina saatavilla. Menet siis reaktiiviseen tilaan heti kun astut ovesta sisään. Muu käyttäytyminen vaatisi mahdottomasti tahdonvoimaa – tai mahdollisuutta lukkiutua johonkin koppiin.

Yhdistämme ympäristömme tiettyihin tuloksiin. Ympäristö toimii ärsykkeenä, ja reagoimme siihen päättämällämme tavalla. Päätöksen olemme usein tehneet tietoisesti, mutta useammin tiedostamattamme. Ärsykkeen ja reaktiomme välinen tila on missä vapautemme on.

Aluksi on  ihan hyvä vain tiedostaa, missä ympäristössä menet mihinkin tilaan. Eli miten reagoit ympäristöön ärsykkeenä.

Pystytkö sanomaan, siirrytkö tietyssä ympäristössä tiettyyn tilaan? 

Vanhemmillani olen helposti reaktiivisessa tilassa. Uppsalassa opettelin miten päästä proaktiiviseen tilaan ensimmäiseksi aamulla. Sitten siirryin proaktiivisesta tilasta päämäärähakuiseen tilaan määrittelemällä viikolle ison kiven (voit itse kokeilla viikon ajan, onnistutko päivittäin pääsemään oman ykköstehtäväsi kimppuun ensimmäiseksi aamulla). Lopulta opettelin tähän tilaan pääsemisen kotonani.

Kun tiedät missä tilassa olet eri ympäristöihin siirtyessäsi, ympäristön voi pilkkoa pienempiin osiin. Esimerkiksi sähköpostit voi tarkistaa seisaaltaan työskennellessä, ja fokustyön teet tietyssä paikkaa kotonasi/töissäsi. Mennään näihin tarkemmin tällä viikolla.

Tärkeintä on, että ymmärrät ensin ympäristön vaikutuksen työsi tuottavuuteen.