päätöksenteko

Näin pääset momentumiin

On niin monia erilaisia asioita mitä voisi tehdä. Vaikeaa päättää, mistä aloittaa.

Mikä teko kannattaisi juuri nyt?

Tapojen asiantuntija Charles Duhigg kirjoittaa kiilatavoista kirjassaan The Power of Habit. Kiilatavat ovat tapoja, jotka toteutuessaan helpottavat kaiken muun tekemäsi onnistumista.

Mitä kiilatavat voivat siis esimerkiksi olla?

Kiilatapa on jotain pientä jolla pääset momentumiin. Jotain niin pientä, että sen tekeminen onnistuu satavarmasti.

Jos Michael Phelps on uusi tuttavuus, tässä pieni tarina 18-kertaisesta uinnin olympiavoittajasta. 

On 13. elokuuta 2008 Beijingin olympiakylässä ja kello lyö puoli seitsemän. Phelpsin herätyskello soi.

Phelps laittoi verkkarit jalkaan ja käveli syömään aamiaisensa. Hän oli viikolla voittanut jo kolme kultamitalia, ja tänään olisi aika kahdelle seuraavalle kisalle. 200 metrin perhosuinti ammuttaisiin matkaan kello 10.

Kaksi tuntia ennen kisan alkua Phelps kävi verryttelyrutiininsa läpi. Ensin kädet, sitten selkä, sitten nilkat. Puoli yhdeksältä hän hyppäsi altaaseen ensimmäiselle lämmittelykierrokselleen. Harjoitus kesti tasan 45 minuuttia. Varttia yli yhdeksän hän pukeutuu kisapukuunsa, joka on niin tiukka että siihen pukeutumiseen kestää 20 minuuttia. Päästyään kisapukuunsa hän laittoi kuulokkeet korvilleen ja kuuntelee saman hip-hop-soittolistan jonka hän kuuntelee ennen jokaisen kisan alkua. Ja odotti.

Phelpsin valmentaja Bowman oli nähnyt Phelpsin harjoittelevan kauan. Hän tiesi tämän olevan hyvä. Kuitenkin oli myös selvää, että tarvittaisiin rutiineja hiomaan timantti. Tarkemmin sanottuna tarvittaisiin rutiineja, jotka varmistaisivat pienet onnistumiset.

Pienet onnistumiset ovat juuri sitä. Jatkuva virta pieniä onnistumisia. Ja siinä kaikki. Kun yksi pieni onnistuminen on takana, seuraava vaikuttaa myös todennäköiseltä.

Kun pieniä onnistumisia tulee liukuhihnalta, suuremmat onnistumiset vaikuttavat yhtäkkiä saavutettavilta. Tämä perustuu siihen, että hahmotamme maailman onnistumisten sarjana. Aihetta on tutkittu vuosikymmeniä.

Ja tämän takia Phelps suoritti aamulla rutiininsa. Jos joku olisi kysynyt mitä hän ajattelee niitä suorittaessaan, Phelps olisi todennäköisesti vastannut ajattelevansa hyvin vähän.

Kuitenkin hän ajatteli tapojaan, siitä vain oli tullut niin vaivatonta. Kun kisa on alkamaisillaan, Phelps on suunnitelmansa puolivälissä ja kaikki on sujunut juuri niin kuin paperilla. Aamiainen. Verryttely. Lämmittelykierrokset. Kuulokkeet ja juuri se musiikki, jonka hän oli suunnitellut.

Itse kisa on vain jatkumoa tälle onnistumisten sarjalle.

Mutta vain yksi voi voittaa kisan, ja mitä jos jollain muulla olisi sama taktiikka. Mutta asiat menevät harvoin kuin Strömsössä. Mutta minun on mahdotonta vaikuttaa siihen mitä muut tekevät.

Siis miten hyödyn kiilatavoista oikeassa elämässä?

Niinpä niin. Kiilatavat ovatkin tapoja, joihin voit itse vaikuttaa. Ne rutiinit, joissa on mahdotonta epäonnistua. Joihin vaikutat vain itse. Teet ne ja tunnet että asiat sujuvat.

Siten on helpompi kohdata mahdollisia epäonnistumisia. Ja ennen kaikkea ne mahdolliset isot onnistumiset.

Mainokset

Miten selvitä yhdeksän tunnin työpäivistä?

Ilmoittauduin syksyllä WeCreate-nimiselle coaching-kurssille. Luvassa olisi kaksi intensiivistä viikonloppua menetelmiin tutustumisen sekä harjoittelun parissa.

Jos asia on uusi: Pauliina Hallama kirjoittaa että coaching on ”prosessi, jonka tavoitteena on kehittää, haastaa, tukea ja voimauttaa ihmisiä saavuttamaan henkilökohtaisen ja ammatillisen potentiaalinsa kysymyksien kautta.”

Olen jo pitkään haaveillut että pääsisin opettelemaan tämän taidon. Ja viime viikonloppuna kurssi alkoi. Nyt olen esimerkiksi coachannut toista kurssin osallistujaa hänen elämänsä tarkoituksesta. Mitäpä sitä sen pienemmistä jutuista jutella. Lähdin siis kurssille innostuneena. Sitä olen edelleen.

Toisaalta mietin, miten hyvin jaksan paahtaa aamuyhdeksästä iltakuuteen. Olenhan kirjoittanut paljon tuottavuudesta ja siitä, miten meillä on käytössä hyvin rajallinen määrä energiaa. Huomasin osittain pelkääväni että mitä jos kirjoitukseni ovatkin väärässä. Tai mitä jos minä olen zombi ja muilla riittää energiaa?

Siksi päätin ottaa selvää, miten energiani oikein käytännössä riittää.

Miten selviän yhdeksän tunnin työpäivästä?

Tarkkailin oloani viikonlopun mittaan. Tein muistiinpanot energisyydestäni, keskittymiskyvystäni sekä motivaatiostani. Tässä siis perusteellinen selonteko energiatasoistani.

Aamupäivä 8-12

Lauantaiaamuna lähdin matkaan nuutuneena viiden tunnin yöunien jälkeen. Joskus nukahtaminen on vaikeaa. Etenkin kun olisi hyvä syy nukkua.

Olin siis koko aamupäivän energinen kuin kuollut kukkanen. Kuitenkin pystyin imemään uutta tietoa  huomattavan tarkkaavaisesti. Seuraavana päivänä kerratessa oli kuitenkin vaikeaa palauttaa asioita mieleen.

Sunnuntaiaamuna olin nukkunut mairitsevat yhdeksän tunnin yöunet. Olokin oli kuin eri planeetalta.  Pystyin myös imemään uutta tietoa kuin sieni – ja sille oli tarvetta.

Molempina aamuina startti oli minulle hyvin vaikea. Oli vaikea päästä asiaan sisään ja olla energinen. Uuden tiedon omaksuminen kuitenkin onnistui helposti. Uutta tietoa oli tietenkin myös uuden sijainnin ja uusien kurssikavereiden muodossa.

Aamulla kestää hetki päästä sisään aiheeseen, mutta keskittyminen on timanttia.

Iltapäivä 12-15

Huomasin lauantaina olevani hyvin kärttyinen 12-13 välillä. Lounastauko tulikin minulle hieman myöhässä. Kello yhdeltä verensokeri palautui ja lounasta sulatellessa kesti hetki päästä taas pystyyn.

Sunnuntaina saimme pitää lounastauon jo 12 jälkeen, mikä toimi huomattavasti paremmin.

On turha ihmetellä, miksi pyörät ovat jumissa jos aamiaisesta on jo viisi tuntia.

Lounaan jälkeen moni huomaa olevansa väsynyt. Siksi on hyvä varata lounaalle kokonainen tunti. Se ensimmäinen puoli tuntia lounaan jälkeen on paljon tuottavampi jos se käytetään lepoon. Ihan peruskauraa, ja silti monella työpaikalla on puhetta puolen tunnin lounastauosta.

Iltapäivällä tulee notkahdus. Se on ihan selvä.

Tämän notkahduksen jälkeen olo alkoi normalisoitua. Pystyi taas keskittymään.

Ilta 15-18

Iltapäivä alkaa taittua illan puolelle kolmen aikoihin. On helppo pitää kahvitauko, kun viimeinen puristus on edessä.

Lauantaina pystyin toimimaan päättäväiseesti noin neljään asti. Vaikka olinkin ollut alakuloinen pätkäunista johtuen, kello neljä alkoi kunnon alamäki. Viidestä kuuteen olikin jo ihan mahdotonta keskittyä. Pää oli täynnä ja suoritin kyllä harjoitukset, mutta ennemmin polvilumpiosta kuin oppikirjasta.

Sunnuntain kello kolmen kahvitauolla huomasin puristavani kuppia kädessäni. Minun oli tarkoitus olla ilman kofeiinia, koska halusin seurata miten energiatasoni kehittyy luonnostaan. Se oli selvä merkki että tahdonvoima oli kulutettu loppuun. Verensokerini oli kuitenkin näihin aikoihin selvästi alhaalla ja huomasin pelkääväni seuraavaa isoa tehtävää. 

Isolle tehtävällä tarkoitan, että saisimme coachata jotain toista kurssilaista elämän tarkoituksesta. Puoli neljästä puoli kuuteen oli varattu vuorottain coachaamiselle. Se sujahtikin yllättävän nopeasti. Huomasin että pystyin keskittymään ja tekemään päätöksiä, vaikka koneessa olikin jo hieman karstaa.

Kuuden jälkeen olinkin molempina päivinä jo ylienerginen. Kuin lapset jotka nauravat estottomasti ja itkevät yhtä pienestä.

Illalla on mahdollista keskittyä – rajallisesti. Sitten pää on täynnä ja tulee ylienerginen olo.

Miten siis selvitä yhdeksän tunnin työpäivistä?

Uskon hahmottelun voimaan. Kun tunnistaa omat kaavansa, niitä on mahdollista ennakoida ja suunnitella päivän toimintaa.

Huonot yöunet – minun tapauksessani viiden tunnin lepo – riittävät tekemään päivästä päällimmäisenä alakuloa. Sen kanssa sitten vain eletään ja mennään sieltä, missä rima on matalin.

Tärkeimmät keskittymistä vaativat tehtävät minun tulee suunnitella aamupäiväksi. Silloin on yksinkertaisesti helpointa keskittyä. Voi olla, että esimerkiksi ryhmähali kannattaa tosin jättää illalle. Sen verran estoinen olen uusien ihmisten kanssa. Kestää oma hetkensä päästä tehtävään sisään.

Iltapäivällä pitää syödä lounas. Never skip lunch. Huomaan ärsyyntyväni helposti kun verensokeri laskee. Kärsivällisyys on kortilla. Ja se iltapäivän dippi tulee kuitenkin.

Illalla on vielä mahdollista tehdä joku keskittymistä vaativa tehtävä. Huonoilla yöunilla siitä tietenkin oppii kovin vähän uutta. Ja luovuus muuten kukkii. Päätökset saattavat vain olla heikompia, jos tehtävä on jotain tarkkuutta vaativaa.

Mistä saan lisää energiaa?

On taas maanantaiaamu. Sorvi kutsuu. Työt odottaa. On ehkä vähän kiire ja pitäis soittaa puhelu ja pomo kysyy missä raportti viipyy. Sama juttu toistuu joka viikko.

Mistä löydän ne tahdon rippeet joilla nousta aamiaispöydästä?

Kysyisin ennemmin miksi ne tulisi löytää. On helpompaa palata sorvin ääreen, kun tietää että se vie eteenpäin.

Siis, mihin käytän energiani?

Jokaisella on jotain, mikä saa palamaan innosta maanantaiaamuna. Oli se sitten tiedossa tai hukassa. Kuului se sitten työhön tai vapaa-aikaan.

Minä kirjoitan blogiani, jotta löytäisin optimaalisen tavan tehdä töitä. Tällä hetkellä unelma siintää neljän tunnin työpäivässä.

Mitä, mikä lusmu tätä oikein kirjoittaa?

Intän vastaan. Haluan olla tehokas. Neljän tunnin työpäivää tehdessään ihminen on paljon tuottavampi kuin kahdeksan tunnin työrupeamassa. Se, että perinteisesti asiat tehdään tietyllä tavalla on vain tottumiskysymys.

Vaikea uskoa? Mennään historiassa 200 vuotta taaksepäin. Robert Owen alkoi kampanjoida Briteissä 8-tuntisen työpäivän puolesta vuonna 1817. Tällöin töissä kului helposti paljon pidempään, vaikka työntekijöiden tuottavuus kärsi.

”Mitä kauemmin saamme työntekijät pysymään tehtaassa, sitä enemmän tulosta teemme.”

Owen taisteli käytännössä kuusipäiväistä työviikkoa ja 10-18 tunnin työpäiviä vastaan. Lapset olivat töissä jotta oli varaa pysyä hengissä. Tämä oli teollistumisen hinta.

Kuitenkin tarvitaan 100 vuotta pikakelausta eteenpäin että mitään tapahtui. Kahdeksan tunnin työpäivästä tuli normi vasta, kun se oli todistetusti tuottavampaa. Henry Ford kumppaneineen  leikkasi työntekijöidensä tunnit kahdeksaan. Hän myös tuplasi heidän palkkansa.

”Mutta tämähän on vastoin järkeä. Työntekijät ovat töissä vähemmän ja he kustantavat enemmän!!!”

Ford tuplasi katteensa kahden vuoden kuluessa.  He olivat selvittäneet, että 8-tuntisia työpäiviä jauhavat työntekijät olivat ihan yhtä tehokkaita kuin 10 tuntia päivässä työskennelleet. Kaksi tuntia siis olisi muuten mennyt hukkaan niin työnantajilta kuin työntekijöiltäkin. Reilu palkka turvasi työntekijöiden pysyvän töissä.

1937 mennessä jenkit tekivät kahdeksan tunnin työpäivästä lakipykälän. Jo viime vuosisadan konsensus oli, että päälle 40 tuntia viikossa katkaisee kamelin niskan.

Ja tämä kahdeksan tunnin raja on siis ymmärretty toimivaksi tehdastyössä. Entä ajatustyössä? Onko olemassa tutkimusta siitä, miten työtuntien määrä vaikuttaa tuottavuuteen?

”Ihminen pystyy tekemään päivässä noin neljä tuntia laadukasta työtä.”

Näin sanoo Pekka Pohjakallio, työelämäasiantuntija ja Redesigning 925 –hankkeen toimari.

Oman aikansa tuottavin ja innovatiivisin matemaatikko Henri Poincaré (1854-1912) teki töitä neljä tuntia päivässä. 10 ja 12 välillä aamulla ja 17-19 välillä iltaisin.

Oletko itse mitannut tunteja jotka käytät viikossa työsi kannalta tärkeään ongelmanratkaisuun?

Veikkaan että aluksi masentuisit. Päivän tunnit voit laskea yhden käden sormilla.

Ja tämä saa minut palamaan innosta. Siis sinun masentumisesi, niin kurja olento olen. Tästä paradoksin pällistelystä saan energiaa kirjoittaa tekstini maanantaiaamuna. Elämme niin käsittämättömässä maailmassa että jotain pitää tehdä. Keinot ovat edelleen mietintämyssyssä,  energia on tärkeintä.

Mistä sinä saat energiasi keskittyä työhösi maanantaiaamuna?

Onko aamuherätys vastoin luontoasi?

Jos olet vasenkätinen, opit kyllä käyttämään oikeatakin kättäsi. Olisi vain paljon mukavampaa käyttää sitä vasenta. Vasenkätisiä opetettiin kuitenkin oikeakätisiksi  vielä jokunen vuosikymmen sitten.

Samoin vuonna 2014 elämme aamuihmisten valtakautta. Herätään kuudelta töihin ja mennään nukkumaan kymmeneltä.

Entä jos haluan olla hereillä myöhempään ja minun on vaikeaa päästä ylös sängystä aamulla?

Sit on voi voi.

Kiikutaan ylhäällä kahvikupin voimin. Horrosta häiritsevä saa tuta kammottavan kohtalon.

Kun työsopimus solmitaan, sitoudutaan usein tulemaan työpaikalle kello kahdeksaksi. Joissain ollaan moderneja ja yhdeksän on myös OK. Ja vielä huippumodernimmat työpaikat ovat sallineet joustavan työajan. Ja hei, tiesitkö että joissain paikoissa on jo mahdollista tehdä etänä töitä ihan milloin huvittaa!

Työelämä pyörii sen mukaan mikä on helpointa valvoa. Voitaisiin siirtyä siihen, mikä on työntekijöille parasta.

Tutkimuksissa on havaittu kahdentyyppisiä ihmisiä. Aamu- ja iltaihmisiä. Iltaihmiset ovat päivätöihin opetellessaan vasenkätisten asemassa. Se on vastoin omaa luontoa, mutta opetellen tottuu.

Voisiko asian miettiä niin, että käyttäisimme energiamme silloin kuin meillä on sitä eniten?

Kirjoitin muutama päivä takaperin, että iltapäivisin teemme surkeimmat päätöksemme. Mitä jos sen sijaan olisi mahdollisuus lepäillä ja taukoilla?

Onko sinun työpaikallasi mahdollisuus viettää useamman tunnin taukoa iltapäivällä?

Dilbertin kirjoittaja Scott Adams esimerkiksi viettää iltapäivänsä skannaillen tai muuta aivotonta työtä tehden.

Työnantaja voi itse miettiä, haluaako töihinsä energiapaukun vai zombin. Toisaalta hänen on ehkä itsensäkin vaikea huomata, että iltapäivällä päätöksentekokyky heittelee.

Nämä ovat tietenkin yleistyksiä. Aamu- ja iltaihmiset vaihtelevat ääripäiden välillä. Jotkut ovat enemmän, toiset  vähemmän.

Ja mistä edes tiedän, onko minun vain vaikeaa nukahtaa jostain ulkoisesta syystä?

Tähän löytyy lista ohjeita aamu- ja iltaihmisten tutkimuksesta. Yksinkertaistaen kannattaa noudattaa säännöllisiä nukkumaanmenoaikoja sekä pitää huoli siitä, että sulkee koneen ja lopettaa kännykän käytön useita tunteja ennen nukkumaanmenoa.

Kuitenkin kannattaa tehdä töitä silloin, kun siihen on energiaa. On todennäköistä, että energiatasosi on melko rutiininomaista. Pystyt näkemään tiettyjä toistuvia kaavoja, kun tarkkailet itseäsi päivittäin muutaman viikon ajan.

Iltapäivisin teet surkeita päätöksiä

Oletko koskaan huomoinut, milloin pystyt tekemään parhaat päätöksesi?

Syytä olisi. Kykymme vaihtelee päivänajasta riippuen. Kun tiedät omat energiatasosi, pystyt suunnittelemaan työpäiväsi niiden mukaan.

Ensimmäinen ja tärkein vinkki on välttää päätöksentekoa iltapäivisin.

Energiasi on silloin kortilla. Riippuen minkälaisia päätöksiä teet, seuraukset voivat olla nihkeät. Esimerkiksi kausisuunnitelmastasi tulee juuri sen näköinen kuin miltä sinusta sitä tehdessä tuntuu.

Seuraukset voivat myös olla katastrofaaliset.

Jos toimit esimerkiksi tuomarina ja teet päätöksiä vankien anomista vapautuksista ehdonalaiseen, päätät toisten ihmisten tulevaisuudesta. Sinun päätöksestäsi riippuu silloin viettääkö vapautuksen anoja seuraavat kuukaudet tai jopa vuodet vankilassa vai sen ulkopuolella.

Ja siltikin olet ihminen, joka tekee virheitä. Kyllähän me kaikki sen tiedämme, että se on ihan luonnollista. Ja silti sitä harvemmin tulee ajatelleeksi, että kellonaika voi suoraan vaikuttaa virheiden määrään.

Etenkin jos on kyse jostain niin autoritäärisestä toimijasta kuin tuomari. Tai johtaja. Tai virkamies. Toimimmehan rationaalisesti?

Tästä on tehty tutkimus Israelissa.  Kun israelilaiset tuomarit tekivät päätöksiä aamulla, he pystyivät toimimaan harkitusti. Iltapäivällä – vähemmän harkitusti. Silloin kun energia on palamassa loppuun, jättää mieluiten tekemättä mitään päätöksiä.

Ja näin siis vapautuksesi ehdonalaiseen riippuu kellonajasta jolloin tuomio annetaan. Toivoa sopii, että sinä olet jonossa ensimäisenä aamulla.

Tutkimus tehtiin vuonna 2011. Sama käytäntö lienee voimassa edelleen. Jos Israelissa on jotain muutettu niin Suomessa kyllä pyörivät samat rattaat.

Miksi sitten teemme iltapäivisin huonompia ratkaisuja kuin aamulla?

Aamulla on jäljellä energiaa. Teemme päätöksiä energialla.

Jokainen päätös vie energiaa.

Mitä söisin aamiaiseksi? Mitä pukisin päälleni?

Kun päätöksiä tulee tehtyä aamulla, iltapäivällä on helpompi sluibailla. Tai paremminkin vaikeampi olla ryhdikäs. Iltapäivällä muun muassa valehtelemme ja olemme epärehellisiä 50% useammin kuin aamulla. Mitä rehellisempi olet parhaimmillasi, sitä suuremman pudotuksen iltapäivä tuo.

Siksi teet huonoja päätöksiä iltapäivällä.

Mitä voin tehdä asian eteen?

Voit esimerkiksi vähentää päätösten määrää aamuisin. Pakkaa laukkusi illalla. Päätä mitä puet päällesi ja mitä syöt. Tee näistä tapa.

Uuden tavan oppiminen vie keskimäärin 66 päivää.