Viikon teema: sinä olet sinun ympäristösi

Kun käyn vanhemmillani, muutun toiseksi ihmiseksi.

Kun vietin  lokakuun Uppsalassa, toimin lopulta täysin luomieni rutiinien mukaan. Hyvässä ja pahassa.

Kun tulen takaisin kotiini matkoilta, rutiinit joutuvat koetukselle. Olen tietty ihminen kun olen kotonani, ja muutokset koti-minuun vaativat aikaa ja vaivaa. Kuulostaako tutulta?

Oletko huomannut muuttuvasi ympäristöstäsi riippuen?

Tarkoitan ympäristöllä sekä fyysistä että sosiaalista ympäristöä. Myös fyysinen ympäristö muokkautuu sosiaalisten kontaktien mukaan. Luomme merkityksiä ympäristöille sen mukaan, miten niitä käytämme ja mitä sosiaalisia kontakteja niissä on ollut. Puhtaasti sosiaalinen ympäristö on myös tärkeä: olet niiden viiden ihmisen keskiarvo, joiden kanssa vietät eniten aikaa. 

Ympäristö siis muokkaa meitä ja tapojamme. BJ Foggin mukaan tapoja voi muuttaa kahdella tavalla (paremman sanan puutteessa): tekemällä muutoksesta niin helpon että sille ei voi sanoa ei tai muuttamalla ympäristöään.

Jos käyt töissä avokonttorissa, tiedät mikä vaikutus ympäristöllä on työsi tuottavuuteen. Äänen lisäksi vertaispaine on usein kovalla tasolla. Koet ehkä, että pitäisi olla aina saatavilla. Menet siis reaktiiviseen tilaan heti kun astut ovesta sisään. Muu käyttäytyminen vaatisi mahdottomasti tahdonvoimaa – tai mahdollisuutta lukkiutua johonkin koppiin.

Yhdistämme ympäristömme tiettyihin tuloksiin. Ympäristö toimii ärsykkeenä, ja reagoimme siihen päättämällämme tavalla. Päätöksen olemme usein tehneet tietoisesti, mutta useammin tiedostamattamme. Ärsykkeen ja reaktiomme välinen tila on missä vapautemme on.

Aluksi on  ihan hyvä vain tiedostaa, missä ympäristössä menet mihinkin tilaan. Eli miten reagoit ympäristöön ärsykkeenä.

Pystytkö sanomaan, siirrytkö tietyssä ympäristössä tiettyyn tilaan? 

Vanhemmillani olen helposti reaktiivisessa tilassa. Uppsalassa opettelin miten päästä proaktiiviseen tilaan ensimmäiseksi aamulla. Sitten siirryin proaktiivisesta tilasta päämäärähakuiseen tilaan määrittelemällä viikolle ison kiven (voit itse kokeilla viikon ajan, onnistutko päivittäin pääsemään oman ykköstehtäväsi kimppuun ensimmäiseksi aamulla). Lopulta opettelin tähän tilaan pääsemisen kotonani.

Kun tiedät missä tilassa olet eri ympäristöihin siirtyessäsi, ympäristön voi pilkkoa pienempiin osiin. Esimerkiksi sähköpostit voi tarkistaa seisaaltaan työskennellessä, ja fokustyön teet tietyssä paikkaa kotonasi/töissäsi. Mennään näihin tarkemmin tällä viikolla.

Tärkeintä on, että ymmärrät ensin ympäristön vaikutuksen työsi tuottavuuteen.

Päämäärähakuinen tila, eli miten teet mitä haluat

Nyt on käsitelty reaktiivinen ja proaktiivinen tila. Siirrytään tänään kolmanteen eli päämäärähakuiseen tilaan.

Reaktiivisesta työstä proaktiiviseen siirtyminen voi tuntua vapauttavalta. Tosin proaktiivisessakin tilassa työ voi pidemmän päälle tuntua puuduttavalta.

Proaktiivinen työ voi olla päämäärätöntä. Suoritat siis tehtävälistaasi ja tuntuu, että saat asioita aikaan – mutta kuitenkin on merkityksetön olo. Ehkä jopa siinä määrin merkityksetön, että tuntuu kuin kaivaisi sitä kuuluisaa kuoppaa armeijassa jotta pääsisit lapioimaan sen uudelleen täyteen.

Ero päämäärähakuisen ja proaktiivisen työn välillä on päämäärä. Kuten nimikin sen sanoo. Ihminen kaipaa tarkoitusta työlleen. Tästä ollaan yhtä mieltä tutkijapiireissä.

Siis miksi teet mitä teet? Yksi hyvä harjoitus on kertoa se itselle niin kuin kertoisi kuusivuotiaalle.

Miten kertoisit kuusivuotiaalle, mitä teet työksesi?

Silloin projektinhallinnan työvälineistä ja työpajan osallistumiskeinoista on turha puhua. Saatko kuusivuotiaan innostumaan työstäsi? Tai ymmärtämään, mitä teet työksesi?

Ehkä tiedät jo itse, mutta sille on vaikeaa löytää sanoja. Siksi tämä harjoitus auttaa.

Kun tiedät suunnilleen syyn sille miksi teet työtäsi on helpompaa myös haivata mikä on olennaista sekä rikkoa työ pienempiin osasiin.

Kun tiedät miksi teet työtä, pystyt myös kuvittelemaan jonkin lopputuloksen. Vaikeina päivinä se toimii kannustimena.

Päämäärähakuisessa työssä on kyse kyvystä käsitellä työtä pienemmissä osissa. Päämäärähakuisessa tilassa olet toisin sanoen määritellyt, mikä iso kivi vie sinut eteenpäin ja saat sen siksi tehdyksi.

Eli mitä teet tällä viikolla, jotta pääsisit lähemmäs tärkeää lopputulosta?

Minun iso kiveni on kirjoittaa blogiteksti joka päivä – poislukien sunnuntai.

Päämäärähakuinen tila on yhtä kuin proaktiivinen tila + iso kivi. Päämäärähakuinen tila voi olla vaikeaa saavuttaa reaktiivisesta tilasta. Kannattaa miettiä, milloin haluaa pitää fokuspäivän ja milloin tukipäivän. Aina ei tarvitse olla päämäärähakuinen.

Milloin haluat olla päämäärähakuisessa tilassa?

Milloin olit viimeksi päämäärähakuisessa tilassa?

Kun ison kiven on määritellyt ja pääsee esimerkiksi joka aamu päämäärähakuiseen tilaan, eteen alkaa odottamatta tipahdella pienempiä kiviä. Siis haasteita ja tiloja, jotka puhuvat lopettamisen puolesta.

Kerromme itsellemme tekosyitä. Ne ovat yleensä pelkoja. Ei kukaan lue tekstiäsi kuitenkaan.Tästä työstä ei kuitenkaan ole mitään hyötyä. Ärsykkeitä voi tulla myös ulkopuolelta. Käyttäisit aikasi johonkin hyödyllisempään. Kissavideot. Jatkan siksi ensi viikolla jatkamisesta.

Proaktiivinen tila, eli miten teet päivän tärkeimmän tehtävän klo 10 mennessä

Jatketaan tänään tuottavuuden kolmen tilan toiseen vaiheeseen.

Jos reaktiivisessa tilassa vietetyn päivän jälkeen on olo ettei ole saanut mitään aikaiseksi, proaktiivisessa tilassa vietetyn päivän jälkeen tuntuu että olinpa tehokas. Tämä on ehkä suurin ero.

Ero johtuu siitä, että reaktiivisessa tilassa olet valmiina suorittamaan eteen tulevia tehtäviä. Olet tehokas.

Proaktiivisessa tilassa olet valmiina itse luomaan uutta. Seurauksena tunnet tietyn rauhan, sillä aika on sinua varten. Olet myös tehokas, mutta aivan eri tasolla.

Oletko havainnut nämä kaksi tilaa päivittäisessä työssäsi?

Kun tilat on havainnut, ollaan jo pitkällä. Tiedät mistä on kyse.

Jos et, tilojen tunnistamiseksi kannattaa miettiä miltä tällä hetkellä tuntuu. Omat tilat on hyvä tunnistaa. Kannattaa kokeilla esimerkiksi kerran päivässä kiinnittää huomio missä tilassa olet juuri sillä hetkellä. Sitä seuraa mitä mittaa.

On tosin vaikeaa sanoa, kuinka paljon juuri sinä teet saati voit tehdä reaktiivista ja proaktiivista työtä työpaikallasi.

Ensinnäkin, missä määrin olet sidottu olemaan fyysisesti työpaikallasi? Etätyötä tekemällä voi usein helpoiten raivata itselleen aikaa proaktiiviselle tilalle. Silloin ympäristö häiritsee vähemmän.

Miten fyysinen työpaikkasi rajoittaa proaktiivista tilaa?

Toisekseen, missä roolissa olet työpaikallasi? Ehkä johtajalta odotetaan enemmän reaktiivista aikaa työntekijöille kuin puhtaalta asiantuntijalta.

Mitä rajoja työtehtäväsi asettaa proaktiiviselle tilalle?

Kolmanneksi, mitä tapoja sinulla on työpäiväsi alussa? Sähköpostien ja sosiaalisen median kurkistus sysää usein reaktiiviseen kierteeseen. Ihan huomaamatta.

Ja siinähän sitten olet. Näitä sattuu myös allekirjoittaneelle. Silloin ei auta kuin tehdä se minkä tilaisuus sallii.

Mitä tapoja sinulla on työpäiväsi alussa?

Ennen kuin lähtee tavoittelemaan sitä kiehtovaa kuuta taivaalta tai uutta kihelmöivän jännittävää projektia, on hyvä tuntea tekniikat ja niiden asettamat rajat. Tässä tapauksessa siis tuottavuuden eri tilat. Nyt olemme käyneet läpi niiden perusteet: reaktiivisessa tilassa teet mitä sattuu ja proaktiivisessa tilassa teet mitä haluat.

Kirjoitin tämän blogitekstin maanantaina klo 10:30 mennessä (sillä blogitekstien otsikot ovat aina vähän huijausta). Se oli päivän tärkein tehtävä. Jatketaan huomenna tarkemmin päämäärähakuisella tilalla, eli miten saavutat tavoitteesi.

Reaktiivinen tila, eli miten teet mitä sattuu

Itseään voi tarkastella tuottavuuden vinkkelistä kolmena eri ihmisenä. Reaktiivisena, proaktiivisena ja päämäärähakuisena. Pahoittelen tätä finglishiä. Osaako joku kääntää sanat paremmin?

Mennään tiloista ensimmäiseen. Reaktiivinen tila on varmasti monelle tuttu.

Reaktiivisessa tilassa reagoit muiden tarpeisiin, esimerkiksi sähköposteihin. Avokonttorissa kollegan pyyntöön. Tai rupeat miettimään, miten finglishistä pääsisi tässä tapauksessa sujuvaan suomeen.

Itse menin tätä blogia kirjoittaessa facebookiin. Kaverini oli kirjoittanut siitä, miten Vihreät ovat onnistuneet taas kusemaan Pienen Suomalaisen Muroihin. Pisti vihaksi.

Kommentoin. Tervemenoa, tuottavuus. Päätä särki jo valmiiksi ja sappikiven kiehuessa on vaikeaa saada hyvää tekstiä aikaan. Kirjoitan tämän tekstin päivää myöhemmin.

On mahdollista, että naamakirjassa ei olisi ollut mitään, mikä olisi nostattanut tunnekuohua.

Kuten tiedämme, siihen tuskin kannattaa luottaa.

Ja reaktiivisessa tilassa on joskus varmasti ihan hyvä olla – tulee autettua muita. Itse järjestelin kotona tavaroita, kun reaktiivinen energia jylläsi kehossa. Olen huomannut, että reaktiivisessa tilassa sitä helposti huomaa ympäristön viat ja ryhtyy korjailemaan.

Reaktiivista tilaa kannattaa siis käyttää hyödyksi. Kun huomaat tarkkailevasi ympäristöä – tai virtuaalista sellaista, todennäköisesti saat samalla hyvin paljon pientä aikaiseksi. Markkinoitua vaikka verkostolle tulevia kissanristiäisiä.

Reaktiivisen tilan tuottavuus on kuitenkin rajattu. Sähköposteja voi kyllä kuittailla, mutta vaikeampaa on luoda visiota tulevasta esityksestä johtoryhmälle.

Reaktiviisen tilan tehtävä on siis rutiininomaisten tehtävien suorittaminen. Tarvitset siihen hyvin vähän ajattelua. Itse asiassa on parempi, jos jätät ajattelemisen kokonaan. Annat tiedostamattoman mielesi hoitaa asian.

Tämä on omanlaistaan tunneaikidoa. Se mitä mielessä on, anna sen olla. Sitä on turha yrittää muuttaa.

Lauri Järvilehtoa mukaillen: kokeile olla ajattelematta vaaleanpunaista elefanttia.

Ei taida onnistua.

Toimi tämän mukaan. Jos olisin koettanut kirjoittaa blogia suututtuani, olisin turhautunut. Reaktiivinen mieli toimii hyvin intuitiivisesti. Siksi oli hyvä laittaa pieniä asioita kuntoon.

Kuitenkin jos nyt tässä proaktiivisessa tilassa koettaisin järjestellä asioita, tulisi mietittyä liikaa. Proaktiivisuudesta huomenna lisää. Päämäärähakuiseen siirryn ylihuomenna.

Nyt olen väsynyt

Yksinkertaista, mutta toimii.

Jokin aika sitten huomasin, että kun tietoisesti kerron itselleni että olen väsynyt, pystyn olemaan ja tekemään aivan eri tavalla kuin jos vain yritän puskea.

Tunnistatko väsymyksesi?

Ehkä vaikeinta väsymyksessä onkin sen tunnistaminen. Pitää löytää sana tunteelle. Tunnetta pitää käsitellä tietoisesti. Vaikeaa on myös, että tunne saattaa tulla hiipien. Ihminen tottuu kaikkeen.

Tartutaan siis härkää sarvista.

Ensinnäkin, on helpottavaa huomata että kyse on tilasta – ei minusta. Tämä on yllättävän tärkeä huomio. Tilaa voi käsitellä. Millainen tila väsymys on?

Väsyneenä haluaa selviytyä. Sitä haluaa vain suorittaa sen, mikä kuuluu päivän ohjelmaan. Syntyy vakioratkaisuja. Ja niistäkin heikkoja versioita: Väsyneenä kiinnostaa todella vähän uuden oppiminen. Uusien päätösten tekeminen on raskasta. Päivän glukoosivarastot ovat loppu.

Väsyneenä sortuu karkkipussiin kaupan kassalla ja kokousmunkkiin työpaikalla, vaikka on päättänyt välttää ne.

Väsyneenä miettii mitä muut ajattelevat. Ainakin enemmän kuin normaalissa olotilassa. Ehkä työpaikalle mennessä ei sittenkään tarvitse esittää sen kummempia ennen kuin on saanut kupin kahvia. On myös hyvä havaita väsymys kun ratkoo monimutkaista ongelmavyyhtiä.

Itselleni vaikeinta oli havaita selvät rajat olotilojen välillä. Olin usein väsynyt ja siihen turtui. Koin, että minä=väsymys. Meni ohi että toisinaan aivot toimivat paremmin. Kuten sanottu, ihminen tottuu kaikkeen. Meillä on ihmiskuva, joka ei ota huomioon tahdonvoimamme rajoja.

Väsymys tarkoittaa, että tahdonvoima on loppu.

Frank Martela kirjoittaa, että tahdonvoima on tärkempi ominaisuus kuin älykkyytemme. Yksinkertaistaen voisi sanoa että kun meillä on jäljellä tarpeeksi tahdonvoimaa, olemme tehokkaita.

Milloin olen tehokas?

Kannattaa siis myös kokeilla keskittyä väsymyksen sijaan niihin hetkiin, kun on voimansa tunnossa. Jos teet vaikkapa kahdeksantuntista työpäivää, siitä tehokasta työaikaa – jolloin pystyt tekemään uusia ratkaisuja – on puolet tai jopa alle puolet. Tahdonvoimamme on rajattu.

Kirjoitin tänään väsymyksestä työssä. Kolikon toinen puoli on riittävä uni, ravinto ja liikunta. Pyhä kolminaisuus. Asiasta löytyy tietoa, mutta jostain syystä hakuasanoilla uni ravinto liikunta tuli yllättävän vähän tuloksia. Osaisko joku auttaa vai menenkö kirjastoon etsimään?

Quantified self –liike kylläkin tarjoaa asiaan tuoreen perspektiivin. Heidän pääargumenttinsa on että sitä seuraa mitä mittaa.  Allekirjoitan väitteen. Kirjoitan unen, ravinnon ja liikunnan optimoinnista lisää myöhemmin, jos sille on kysyntää.