Kuukausi: lokakuu 2013

Aloittaminen on teemoja

Kirjoitan täällä tuottavuuden eri tiloista. Tarkoitan tuottavuuden tiloilla mielentiloja: eri tapoja tehdä töitä ja miten voimme navigoida niiden avulla tuottavampaan työhön. Tämä on päätös.

Päätöksen ei täydy olla lopullinen. On lohduttavaa kokea päätös ikään kuin prototyyppinä. Kun teen päätöksen prototyyppinä, minun ei tarvitse olla varma sen onnistumisesta. Perfektionismi joutuu takaisin nurkkaan odottamaan sopivampaa hetkeä.

Esimerkiksi tätä tekstiä kirjoittaessa mietin, onko siitä hyötyä. Sen miettiminen ei kuitenkaan auta: Tiedän vasta kun näen mitä olen saanut aikaan. Sitä ennen ei auta kuin luottaa intuitioon. Intuitiokaan ei tosin aina ole hyvä mittapuu. Tulee rönsyjä.

Siksi olen luonut intuition tueksi teemaviikon. Tämä menee käsi kädessä tärkeimpien tehtävien kanssa. Jos voin kirjoittaa teemasta, jonka olen jo päättänyt, en joudu käyttämään energiaa päivän aiheen päättämiseen. Se on myös helpompaa lukijalle. Tarvitsee päättää vain kerran viikossa, haluaako lukea tästä teemasta.

Mikä on tämän viikon teema?

Kirjoitan tällä viikolla aloittamisesta. Kun periaatteet on kunnossa, on helppo tehdä päätöksiä. Muuten monimutkainen todellisuus sotkee pään. Ja mitä suuremmalla mittakaavalla on pystynyt rakentamaan itselleen teemoja, sitä joustavammin pystyy suunnistamaan tuottavan työn todellisuudessa. Maailma ei aina toimi loogisesti.

Mikä on tämän vuoden teema?

Tänä vuonna minä keskityn tunteisiin. Se on ollut hyvä päätös. Kirjoitan siis aloittamisesta ja mitä tunteita siihen liittyy. Olen varma, että moni muu hyötyy minun lisäkseni. Keskitymme usein rationalisointiin, jotta todellisuutta olisi helpompaa ymmärtää. Samalla unohtuu kuunnella tunteita, jotka ovat viestinnässä suurin osa totuutta.

Mikä on tämän päivän teema?

Eilen kirjoitin että aloittaminen on rajoja. Aloittaminen on myös teemoja. Katsotaan huomenna, mitä aloittaminen ei ole. Käyttämällä eri kuvakulmia samaan aiheeseen löydämme uusia lähtökohtia ja vippaskonstejakin. Toivottomasta tulee mahdollista. Kyse on hyvistä kysymyksistä: tiedämme usein itse vastaukset, tarvitsemme vain keinot nähdä ne. Sitä paitsi on helpompaa kuunnella itseään kuin muita.

Aloittaminen on rajoja

Tai paremminkin, aloittaminen on rajojen määrittelyä.

Opin tämän itse kantapään kautta. Olen yrittänyt suorittaa projekteja tietämättä mitä niistä oikeastaan haluan.

Tietenkin minulla on johtoajatus, visio, päämäärä; haluan jotain, mutta sen ylöskirjaaminen jää usein tekemättä. Sitten tuntuu, että en tiedä mitä haen takaa.

Jälkeenpäin huomaan, että toivoin jonkun muun kertovan minulle, mitä haluan. Huomaan pelkääväni, että projektista ei jää mitään käteen. Vertailen itseäni toiseen kirjoittajaan, vaikka kirjoitan ensimmäistä kappalettani toisen ollessa jo 20:ssään.

Eräs projektihallinnon asiantuntija kiteytti asian hyvin: Projektilla on aikaraja ja vastuuhenkilö. Tätä ajatusta jatkaen voi hyvin helposti määritellä myös oman työnsä, vaikka se ei olisi sidottu virallisiin projekteihin.

Näin pääsee alkuun. Seuraavaksi tulee eteen aiheen rajojen määrittely. Projektissa on niin paljon tekemistä. Tuntuu, että ei kannata ryhtyä työhön. Mutta ei kukaan meistä pysty ”tekemään projektia.”

Projektista tehdään osia.

Mikä auttaa minut alkuun tänään?

Mitä voin tehdä puolessa tunnissa?

Entä minuutissa?

Itse haluan kirjoittaa kirjan. Kuten varmaan jokainen. En kuitenkaan koe todennäköiseksi, että osaisin kirjoittaa Nobel-tason kertomusta.

Kirjoitan siis mahdollisimman huonon kirjan vuoden loppuun mennessä. Fake it ’til you make it – niin kliseiseltä kuin se kuulostaakin

Voinko tehdä jotain, mikä saisi minut eteenpäin päivittäin? Voin ainakin kirjoittaa joka päivä puoli tuntia. Julkaisemalla tekstin blogissa koen että olen velvoitettu julkaisemaan tekstin joka arkipäivä. Jos se ei nappaa, voin ainakin aukaista blogini minuutissa ja kirjoittaa lauseen.

Mistä kirjoitan? Kenelle kirjoitan?

Mielestäni helpointa on kirjoittaa tekstiä aiheesta, jonka on kokenut auttavan muita. Jos ei siitä ole kokemusta, niin ainakin voi kirjoittaa aiheesta, joka on auttanut itseä.

Pääasia on, että kirjoitan. Jos en haluaisi julkistaa blogiani, kirjoittaisin esimerkiksi 750 sanaa itselleni päivässä ihan vaan siksi että kirjoittaisin. Kun prosessi kirjoittamisesta jatkuu, taito paranee.

Vaikeinta on aloittaa. Kyllä minä tuohon pystyisin. Ylpeys tulee helposti kompastuskiveksi. Kannattaa aloittaa parin kuukauden projektilla. Ja vaikka parilla lauseella päivässä, jos 750 sanaa on liikaa. Se vie aina eteenpäin.

Sillä tärkeintä on aloittaa.

Miksi, miksi, miksi?

Oikeiden kysymysten kysyminen on kaiken A ja O. Tämän tiesi jo Albert Einstein: ”Jos minulle annettaisiin tunti aikaa ratkaista tehtävä ja panoksena olisi elämä tai kuolema, käyttäisin ensimmäiset 55 minuuttia oikean kysymyksen määrittelyyn, sillä kun tiedän oikean kysymyksen, voin ratkaista ongelman alle viidessä minuutissa.”

Epäilen kuitenkin vahvasti, että emme usein ehdi tai jaksa kysymysten määrittelyyn. Käytämme työaikamme rutiineihin kuten sähköposteihin ja tapaamisiin. (Suomalaista työelämää, työtapojamme ja työtabujamme on ansiokkaasti tutkinut etenkin 925 Design.)

Usein myös ratkaisut ovat liian kunnianhimoisia. Olin väsynyt pitäessäni esityksen Uppsalan yliopiston tutkijoille, joten päädyimme tarkemmin ajatellen aika hulppeaan ratkaisuun: laittamaan kalenteriin merkintä – keskeytyksetöntä työtä maanantaiaamuna 90 minuuttia.

Tässä kohtaa peli seis.

Miksi päädyimme tähän ratkaisuun? Koska emme kysyneet tarpeeksi monta kertaa miksi. Ratkaisun piti olla niin helppo, ettei sille voinut sanoa ei. Ratkaisumme ei ollut niin helppo. Tämä tosin antaa valmiudet analysoida ratkaisua tarkemmin.

Miksi en keskity maanantaiaamuna 90 minuutiksi tärkeään työhön ilman keskeytyksiä?

Oliko ongelma maanantaiaamu? Vai 90 minuuttia? Vai tärkeä työ, vai keskittyminen ilman keskeytyksiä?

Ehkäpä maanantaiaamu ei ollut paras aika.

Ehkäpä 90 minuuttia oli liikaa aikaa tärkeään työhön: Se on pitkä aika keskittyä ja ärsykkeet vetävät facebookiin.

Ehkäpä toimistokaan ei ollut paras paikka keskeytyksettömälle työlle.

Tuntuu siltä, että ärsykkeitä on liikaa ja että keskeytyksetön työ vaatii tiettyä rutiininomaista lähestymistapaa. Vedetään hihasta Pomodore-tekniikka. Ehkä tutkija haluaa myös itse päättää milloin tekee työnsä. Hyvä on, sen kun viettää sähköpostinsa kanssa tehokkaimman työaikansa – kunhan tekee yhden Pomodoren päivässä. Opetellaan tavaksi ensiksi tekniikka.

Onko Pomodore-tekniikan käyttö kerran päivässä niin helppoa, että sille ei voi sanoa ei?

Vaikuttaa siltä. Ainakin kun verrataan pelkkään kalenterimerkintään. Toivottavasti se on niin helppoa, että se on jatkossa automaattisesti tehtävien listalla ensimmäisenä.

Näin ajatellen ongelmasta kuoriutuu uusi ratkaisu. Helppoa kuin heinänteko. Vaikka varmasti ratkaisua joudutaan edelleen hiomaan. Vaikeinta tässä onkin juuri se, ettei kyse ole rakettitieteestä. Epäonnistuminen tuntuu häpeälliseltä ja ongelman analysointi turhauttaa.

Ongelma on, että koetamme ottaa liian ison palan kakkua. Tulee ähky. Sulatellaan se ja kokeillaan uudestaan pienemmällä palalla. Kakku kun oli kuitenkin hyvää.

Miten saisin työni tehdyksi: 3 kysymystä

Moni meistä kamppailee rötväilyn, viivyttelyn, lusmuilun ja töiden välttelyn kanssa. Rakkaalla lapsella on monta nimeä. Aikaa menee kissavideoihin ja facebookiin, kun projekti odottaa pöydällä tekijäänsä.

Miksi? Elämme edelleen teollistumisen aikakautta mitä tulee töiden suunnitteluun. Työt ovat kuitenkin nykyään monimutkaista, abstraktia ongelmanratkaisua liukuhihnan sijaan. Oletus on silti edelleen, että kahdeksassa tunnissa toimistolla pitäisi saada aikaan niin paljon kuin mahdollista. Sitten kun työ ei etenekään, tuntuu että olipas taas turha päivä.

Kuulostaako tutulta? Meidän täytyy muuttaa suhtautumistamme työhön. Ei ole kysymys tehokkaasta ajankäytöstä.

On kyse tehokkaasta energiankäytöstä.

1. Kahdeksan tuntia perustuu kykyymme tehdä fyysistä työtä ja viime vuosisadalla keksittyyn normiin. Oikeasti kykenemme keskittymään yhteen tehtävään kerrallaan 90 minuuttia esimerkiksi Pomodore-tekniikan avulla. Sitten tarvitsemme 20 minuuttia lepoa, ja taas mennään.  Tämä on monelle tuttua unisykleistä. Harva on kuitenkin tullut ajatelleeksi että samat syklit pätevät myös hereilläolotunteihin.

Voinko jakaa työni 90 minuutin sykleihin?

2. Kulutamme energiaa, kun teemme päätöksiä. Eräässä tutkimuksessa israelilaiset ehdonalaistuomiot olivat suoraan verrainnollisia tuomareiden energiatasoon: kun energiaa ei ollut jäljellä, ehdonalaistuomiota ei annettu. Tässä puhutaan kuukausista, jopa vuosista vankilassa, koska tuomarit eivät olleet tietoisia energiatasoistaan. On helpompaa olla tekemättä päätöksiä, sillä se ei polta energiaa. Yksi ratkaisu on siis vähentää päätöksien määrää. Jos esimerkiksi voit aloittaa työsi aamulla miettimättä miten aloitat, saat työsi tehdyksi.

Mitä teen huomenna/ensi viikolla?

3. Tehokasta päätöksentekoaikaa meillä on päivittäin noin neljä tuntia. Siis neljä tuntia. Kun energiaa on rajattu määrä, pitää päättää mikä on niin tärkeää, että se kannattaa tehdä ensin. Esimerkiksi sähköpostit kannattaa jättää myöhemmäksi kuin oma projekti. Tämä auttaa myös siksi, että yleensä töihin käyttää sen ajan mitä siihen on suunnitellut – vaikka vähemmälläkin saisit työsi tehdyksi.

Mitkä 1-3 tehtävää ovat tärkeimpiä ja kuuluvat päivän ensimmäisiin sykleihin?

On oma päätös että on liikaa tekemistä

Pidin eilen esityksen tärkeysjärjestyksestä Uppsalan yliopiston tutkijoille, ja yksi yhtälö provosoi keskustelua eniten: meillä on liikaa tekemistä = oma päätös.

Yksi huomioitu epäkohta oli yhtälön mielivaltaisuus ja että sitä pystyi tulkita miten tahtoi (tutkijoista ja yhtälöistä lisää myöhemmin). Eikö se ole niin että esimies päättää, en minä, eli tämä yhtälö vain lisää vastuuta vaikutusvallan pysyessä samana. Vaikka lopulta päädyimme laajaan yhteisymmärrykseen siitä että itse me lopulta työn määrän päätämme, kuitenkin tuli esille myös näkemys että olemme tilanteen vankeja ja töitä vain ilmestyy pöydälle. Hurttia huumoria kaipaavat voivat laittaa AVICIIn musiikkivideon aiheesta pyörimään.

Kuten profiilissani kerron, myös minulla on samanlainen ongelma: Haluan edelleen löytää ratkaisun kaikkeen mikä vastaan tulee, sillä tuntuu että ero piirakan ja kakunkin välillä on niin mielenkiintoista (kuulin vastauksen, mutta tiedätkö sinä?). En edes ole työsuhteessa, joten asioita ei tuosta vain ilmesty työpöydälle koska raha ratkaisee.

Kuitenkin olettamalla vastuun työn määrästä itselleen asian kanssa voi ruveta tekemään töitä. Muistan lukeneeni että meillä ei ole ongelmaa ajan vaan tärkeysjärjestyksen kanssa: Silloin siitä tulee ongelma, jonka voi ratkaista.

Olen esimerkiksi huomannut, että kannan itse enemmän odotuksia töiden tuloksista kuin mitä minulta odotetaan. Tällöin minua auttaa muutama pikku kikka – kysymällä itseltäni ja kirjoittamalla vastaukset ylös – sekä vertaamalla niitä – pääsen monesta päänvaivasta:

Mitä odotan itseltäni? 

Mikä on työn minimivaatimus?

Toisaalta, jos asioita on liikaa, ei auta kysyä ”onko tehtävä tärkeä.” Silloin vastaamme huomaamattamme helpompaan kysymykseen, kuten ”haluanko tehdä tämän tehtävän.” Vastaus on usein kyllä. Kysymys on liian laaja.

Kysyisin ennemmin:

Onko tämä jotain niin arvokasta, että tekisin sen vaikka en olisi töissä?

Jos esimerkiksi jalkani murtuisi, voisinko siirtää tapaamisen?

Voiko tämän delegoida – vaikka se tulisikin tehtyä 80% niin hyvin kuin minä osaan tehdä sen?

Vastauksia ei tarvitse siirtää käytäntöön, eli ei tarvitse edes olla mahdollisuutta delegoida tehtäviään – ja ei, sinun ei täydy murtaa jalkaasi. Pointti on käyttää kiertotietä ja saada oikea vastaus kysymykseen ”onko tämä tehtävä tärkeä.” Siten voimme itse päättää, onko meillä liikaa tekemistä.